Accessing configuration of check-in kiosk

 

Access kiosk settings

1. Open the Gestionnaire de borne application on the workstation.
   
2. Click on the Parameters button in the bottom left-hand corner.

 

Add a kiosk

In order to configure the kiosk, you must first add it to the Check-in kiosk manager. 

From the configuration window: 

1. Click on the Add button.
   
2. Enter the kiosk code. This code was provided to you by Omnimed.
   
3. Click on the Add a kiosk button.
4. Repeat steps 1 to 3 for each kiosk you want to add.
5. Click the Exit button.

 

Customize a kiosk

Each kiosk is configured individually: 

1. Select the kiosk to be configured from the left-hand menu Kiosks.
   
2. Select the tabs one by one to configure each of the elements below.

 

Settings

This tab allows you to manage the general settings of the kiosk.

From the Settings tab:

1. Kiosk name: Name the kiosk (for internal reference only). If the institution has more than one kiosk, this makes it easy to differentiate between them (e.g., Main entrance vs. Second floor).
   
   
2. Default language: Select the default language displayed to patients. Patients can change the language as needed by clicking on English or French.
   
   
3. Display delay: By default, the display delay is 15 seconds. This is the amount of time that the Personal information, Appointment, and Error message pages are displayed on the kiosk screen. Change this display delay (in seconds) as needed.
   
   
4. Manage late arrival: Check the Activated box to allow the kiosk to manage patients who are late for their appointments. Set the number of minutes of delay allowed by the kiosk. If the patient exceeds the allowed delay, they are not registered in the waiting room by the kiosk, which redirects them to reception with the message configured in the Patient is late text field. They can be registered manually by a member of your administrative team from the EMR.
   
   
5. Control of missing information in the file: Check the missing information in the file for which the patient must be redirected to reception: family physician (useful in the case of a specialized medical clinic that must send a copy of the consultation to the family doctor), pharmacy, file number, balance to pay and expired health insurance card. If any patient information is missing, the patient is registered in the waiting room by the kiosk, which redirects them to reception to update their file.
   
   
6. Authorized users: Add the Omnimed ID of users authorized to manage the kiosk configuration (one ID per line). Only users identified by Omnimed in the Administrators* section can add users. Without authorization, users will be able to view configuration information but will not be able to make changes. *Administrators are configured by Omnimed during the initial deployment of the kiosk. To request the addition of an administrator, please contact our customer service department.
   
   
7. Click on the Save button in the upper right corner.

 

Messages

Cet onglet permet de gérer les messages de la borne, c'est-à-dire tous les textes personnalisables de la borne qui peuvent être affichés aux patients.

À partir de l'onglet Messages : 

1. Sélectionner le texte à modifier à partir de la liste.
   
2. Modifier le texte en français et en anglais. Porter une attention particulière à la gestion des sauts de ligne. Lorsque le texte présente une première ligne suivie d'un saut de ligne avant les lignes suivantes, la première ligne correspond au titre de l'action et les lignes suivantes correspondent à l'instruction au patient. Ne pas mettre d'espace double entre les lignes, à l'exception de l'annonce.
   
   Par exemple :
   
3. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

 

Logo

Cet onglet permet d'ajouter le logo de votre établissement sur la borne.

À partir de l'onglet Logo : 

1. Cliquer sur le bouton Charger.
   
2. Sélectionner le fichier du logo sur votre poste de travail.
3. Cliquer sur Ouvrir.

 

Intervenants

Cet onglet permet de charger la liste des intervenants associés à la borne. La liste correspond aux intervenants ayant émis un mandat vers votre compte utilisateur. La liste des intervenants permet, par la suite, d'associer dans l'onglet Horaires un intervenant à une salle d'attente pour une période donnée afin de remplacer le message par défaut « Enregistrement complété » par un message spécifique à la salle d'attente.

À partir de l'onglet Intervenants : 

1. Cliquer sur le bouton Charger la liste des intervenants.
   
   
2. Réviser la liste. ⚠️ Si des modifications doivent être apportées, contactez la personne responsable de la gestion des comptes utilisateurs de votre établissement afin de mettre à jour la liste des mandats associés à votre compte.
3. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

 

Salles

Cet onglet permet de gérer plusieurs salles d’attente associées à la borne, en affichant un message spécifique pour orienter chaque patient vers la salle appropriée. Le message par défaut « Enregistrement complété » est remplacé par le message spécifique à chaque salle d'attente. 

Ajouter une salle d'attente

À partir de l'onglet Salles : 

1. Cliquer sur le bouton Ajouter.
   
2. Inscrire un code pour identifier la salle d'attente (pour référence interne seulement).
   
3. Inscrire une description pour la salle p.ex. Salle d’attente rouge, Salle d’attente A, Salle d’attente sous-sol.
4. Inscrire le message à afficher aux patients (en français et en anglais) lors de l'inscription à cette salle d'attente.
5. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Modifier une salle d'attente

À partir de l'onglet Salles : 

1. Sélectionner à partir de la liste la salle d'attente à modifier.
2. Cliquer sur le bouton Modifier.
   
3. Appliquer les modifications désirées dans les champs Code, Description, Message français et Message anglais.
4. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Retirer une salle d'attente

⚠️Vérifier que la salle d'attente à retirer n'est pas associée à un horaire. Une salle d'attente associée à un horaire ne peut pas être retirée. 

À partir de l'onglet Salles : 

1. Sélectionner à partir de la liste la salle d'attente à retirer.
2. Cliquer sur le bouton Retirer.
3. Répondre Oui à la question Êtes-vous certain de vouloir retirer cette salle?.

 

Périodes

Cet onglet permet de gérer les périodes associées à la borne si vous avez plus d'une salle d'attente. Il s'agit ici de définir les plages horaires pour lesquelles le message par défaut « Enregistrement complété » est remplacé par un message spécifique (défini dans l’onglet Salles) pour diriger le patient vers la salle d'attente associée à son intervenant dans l’onglet Horaires. Ceci permet, par exemple, de diriger les patients vers différentes salles d’attente selon les horaires des intervenants.  

Ajouter une période

À partir de l'onglet Périodes : 

1. Dans la section Ajouter une période, sélectionner l'heure de début et l'heure de fin de la période.
   
2. Cliquer sur le bouton Ajouter.

Retirer une période

À partir de l'onglet Périodes : 

1. Sélectionner la période à retirer à partir de la liste.
   
2. Cliquer sur le bouton Retirer.

 

Horaires

Cet onglet permet de gérer les horaires associés à la borne si vous avez plus d'une salle d'attente. Il s'agit ici d'associer un intervenant à une salle d'attente pour une période donnée afin de remplacer le message par défaut « Enregistrement complété » par un message spécifique pour diriger le patient vers la salle d'attente associée à son intervenant.

Ajouter un horaire

À partir de l'onglet Horaires : 

1. Cliquer sur le bouton Ajouter.
   
2. Sélectionner l'intervenant.
   
3. Sélectionner la salle d'attente.
4. Sélectionner la période.
5. Sélectionner les jours applicables.
6. Sélectionner la date de début et la date de fin.
7. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Modifier un horaire

À partir de l'onglet Horaires : 

1. Cliquer sur le bouton Modifier.
   
2. Modifier selon le besoin l'intervenant, la salle, la période, les jours, la date de début et la date de fin.
   
3. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Retirer un horaire

À partir de l'onglet Horaires : 

1. Sélectionner l'horaire à retirer dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton Retirer.
   
3. Répondre Oui à la question Êtes-vous certain de vouloir retirer cet horaire?.

 

Activités

Cet onglet permet de gérer les activités associées à la borne afin de définir les activités pour lesquelles le message par défaut « Enregistrement complété » est remplacé par un message spécifique à l'activité. Par exemple, un message leur indiquant de compléter un formulaire patient à partir de leur téléphone cellulaire ou encore un formulaire papier.

Ajouter une activité

À partir de l'onglet Activités : 

1. Cliquer sur le bouton Ajouter.
   
2. Inscrire le nom de l'activité tel que configuré dans le compte administrateur, c’est-à-dire qu’il doit être retranscrit parfaitement en respectant les majuscules, minuscules, accents et espaces.
   
3. Cliquer sur le bouton OK.
4. Sélectionner l'activité et inscrire le message à afficher aux patients (en français et en anglais) lors de l'inscription à cette salle d'attente.
   
5. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Modifier une activité

À partir de l'onglet Activités : 

1. Sélectionner l'activité à modifier dans la liste et modifier le message à afficher aux patients (en français et en anglais) lors de l'inscription à cette salle d'attente. 
2. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
3. Cliquer sur le bouton Modifier pour modifier le nom de l'activité.
   
4. Inscrire le nom de l'activité tel que configuré dans le compte administrateur, c’est-à-dire qu’il doit être retranscrit parfaitement en respectant les majuscules, minuscules, accents et espaces.
5. Cliquer sur le bouton OK.

Retirer une activité

À partir de l'onglet Activités : 

1. Sélectionner l'activité à retirer dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton Retirer.
   

 

Sauvegardes

Cet onglet permet de consulter les sauvegardes associées à la borne. Les sauvegardes permettent de restaurer les configurations de la borne à une version antérieure. Elles sont créées automatiquement lorsque vous cliquez sur « Sauvegarder ».  Les 30 dernières versions sont conservées.

À partir de l'onglet Sauvegardes : 

1. Cliquer sur le bouton Charger la liste des sauvegardes.
2. Sélectionner la version à restaurer.
3. Cliquer sur le bouton Restaurer la sauvegarde sélectionnée.

 

Retirer une borne

À partir du menu de gauche Bornes de la fenêtre de configuration : 

1. Sélectionner la borne à retirer.
2. Cliquer sur le bouton Retirer.
3. Répondre Oui à la question Retirer cette borne? pour confirmer le retrait.