Le Centre administratif permet l'envoi de formulaires aux patients afin qu'ils puissent les compléter électroniquement avant leur rendez-vous.
Que ce soit dans le processus de prise de rendez-vous ou pour effectuer un suivi avec un patient, le personnel administratif et les professionnels de votre clinique peuvent procéder à l'envoi d'un formulaire au patient sans avoir à ouvrir son dossier clinique. Ces formulaires sont ensuite consignés directement au dossier dans une note clinique, accélérant la collecte d'information, vous aidant à préparer la visite et évitant la double saisie.
ℹ️ Pour activer la fonctionnalité pour votre établissement, la personne détenant les droits administrateurs doit suivre ces étapes.
La fonctionnalité en brefListe des formulaires patients disponibles
Étapes à suivre
La fonctionnalité en bref
- L’envoi d’un formulaire patient se fait exclusivement à partir du centre administratif, de façon manuelle, un formulaire à la fois.
- Le patient doit avoir une adresse courriel et un numéro de cellulaire inscrits au centre administratif pour que la fonctionnalité soit accessible. La double authentification du patient est une exigence du ministère de la Santé et des Services sociaux pour ce type d’échange.
- Le lien du formulaire à remplir est envoyé dans la boîte courriel du patient. Pour des raisons de sécurité, ce dernier devra inscrire obligatoirement un NIP unique reçu par SMS afin de compléter le questionnaire.
- Lorsque le formulaire est complété par le patient, un bandeau de notification s’affiche dans son dossier clinique. Il est alors possible d’importer le formulaire au dossier.
- Le contenu du formulaire patient peut être consulté ou modifié au besoin, à même la note clinique.
- Le patient peut modifier un formulaire après l'avoir soumis, et ce, jusqu'à ce que le formulaire ait été importé dans son dossier.
Liste des formulaires patients disponibles
Voici la liste complètes des formulaires patients disponibles :
- BASDAI : Bath Ankylosing Spondylitis Disease Activity Index
- BASFI
- HAQ-Questionnaire patient (ce formulaire a été restructuré afin d'être mieux adapté pour l'envoi aux patients)
- PHQ-9
- GAD-7
- CADDRA
- ABCdaire - Questionnaire famille
- Échelle de somnolence d’Epworth
📒 De nouveaux formulaires seront ajoutés avec le temps. Transmettez-nous vos suggestions par clavardage ou faites appel à nos services facturables.
Étapes à suivre
1. Ouvrir le centre administratif du patient et cliquer sur l’icône Envoyer un formulaire à remplir au patient.
2. Compléter les champs :
A. Demandeur Le champ peut :
-
- être pré-rempli avec le nom du professionnel de la santé qui initie la demande
- être pré-rempli avec le nom du professionnel de la santé pour lequel le mandat a été sélectionné
- être vide afin que l’envoi se fasse au nom de la clinique
Au besoin, il est possible d’effacer le nom du professionnel de la santé et de rechercher un autre utilisateur ou encore, de laisser le champ vide.
L’importance de sélectionner le bon Demandeur lors de l’envoi du formulaire
Seul le demandeur et les personnes avec qui il partage son mandat pourront voir la notification du formulaire complété par le patient et l’importer au dossier.
Si le champ Demandeur est vide, tous les utilisateurs de la clinique pourront alors voir la notification et l’importer.
B. Le Formulaire à envoyer Dans le champ de recherche, indiquer au minimum trois caractères du nom du formulaire patient à envoyer (consulter la liste complète des formulaires disponibles).
C. Personnaliser le courriel Le message par défaut est affiché. Il est possible de le personnaliser en écrivant directement dans la section Message.
ℹ️ À noter que ce message s'affiche directement dans le courriel transmis au patient, sans identification à double facteur (sans NIP). Il ne doit alors contenir aucune information sensible.
D. Si aucun numéro de téléphone cellulaire n’est inscrit au centre administratif du patient, un numéro de cellulaire devra alors être indiqué manuellement.
3. Cliquer sur le bouton Envoyer.
Développement à venir
Cette fonctionnalité en est à sa première phase de développement. Voici quelques éléments que nous désirons ajouter avec le temps et qui devront être planifiés :
- Permettre l'envoi de plusieurs formulaires à la fois
- Permettre au patient de remplir des champs qui après l'importation et l'enregistrement de la note par un intervenant permettront de populer certaines boîtes du sommaire du dossier patient (p.ex. problèmes, antécédents, allergies, etc.)
- Ajout de la notion d'expiration des formulaires après un certain temps
Vous avez d'autres suggestions ou souhaitez mettre du poids sur ces demandes, n'hésitez pas à nous en faire part par clavardage.