Gérer les doublons de dossier perpétuels

 

Il est possible que vous repériez des doublons pour des dossiers patient même si vous nous avez déjà acheminé une demande de fusion. Bien que cette situation ne soit pas espérée, elle survient. Des demandes de fusion doivent être formulées et des validations effectuées, parfois à répétition.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi cela survient, principalement pour les patients sans numéro d’assurance maladie (NAM), et les bonnes pratiques à considérer dans ce contexte.

Vous comprendrez que le NAM est un identifiant unique qui permet hors de tout doute de confirmer l'identité d'un patient. Un doublon créé sans NAM peut éviter le mélange des informations cliniques. Il pourrait en effet avoir deux patients avec le même nom et la même date de naissance.

⚠️ Mise en garde!

Nous vous invitons à ne jamais inscrire le NAM de la mère dans le dossier de son bébé dans Omnimed, et ce, afin de réduire le risque que des informations cliniques de la mère soient consignées au dossier de son enfant.

Scénario 1 - Patient sans NAM reçoit un résultat électronique

Si le laboratoire n'a pas le NAM pour une raison ou une autre et qu'un résultat est reçu dans Omnimed, alors un doublon sera créé puisque nous ne pouvons associer avec certitude ce résultat à un dossier existant. Si vous formulez une demande de fusion et qu’ensuite un nouveau résultat électronique est reçu pour ce patient, alors un autre dossier sera créé comme le résultat n’est pas associé à un NAM. Cette situation est vraie pour tous les résultats acheminés sans NAM.

Dans ce contexte, les doublons de dossier seront repérés dans Omnimed selon les résultats reçus de façon électronique. Il convient donc de nous acheminer les demandes de fusion, autant de fois que nécessaire, jusqu'à ce qu'un NAM soit disponible.

Scénario 2 - Patient sans NAM inscrit à la RAMQ

Il est possible qu’un doublon des dossiers des patients sans NAM se crée sans cesse, et ce, même si une demande de fusion a été traitée. Cette situation, survenant souvent pour les dossiers des bébés, est expliquée par le fait que le patient ait été inscrit à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) avec son médecin de famille avant d'avoir son NAM.

Omnimed réagit ainsi avec un patient inscrit à la RAMQ lorsqu'il n'a pas de NAM : il crée un doublon lors de l'importation des données de la RAMQ. Lorsque le NAM est documenté à la RAMQ et dans le dossier d’Omnimed, il n'y a plus de doublons qui se créent à répétition, et ce, puisque l'inscription RAMQ du médecin s'associe au bon dossier avec NAM dans Omnimed.

Dans ce contexte, vos options sont les suivantes :

  • Attendre d'avoir le NAM du bébé et l'ajouter dans Omnimed, et ensuite faire l'inscription à la RAMQ pour le médecin de famille.
  • Continuer d'inscrire les patients sans NAM à la RAMQ auprès du médecin de famille et demander la fusion des dossiers une fois le NAM documenté à la RAMQ et dans Omnimed.

Nous espérons que cela vous éclaire!