Gérer les rendez-vous avec l'arrimage Rendez-vous santé Québec



Lorsque configuré, votre dossier médical électronique (DME) et Rendez-vous santé Québec (RVSQ) communiquent de façon bidirectionnelle. Vos rendez-vous pris dans Omnimed sont, si applicable, transférés vers RVSQ et les plages horaires publiques ouvertes à RVSQ peuvent être réservées par les patients à partir de cette plateforme.

Ouvrir une plage horaire à RVSQ

Afin d'ouvrir des plages horaires à RVSQ pour un omnipraticien, un médecin résident ou une infirmière praticienne spécialisée (IPS), vous devez passer par le module Rendez-vous d'Omnimed.

Voici les étapes à suivre pour ouvrir une plage horaire :

  1. Accéder à la vue Gérer l'horaire.
  2. Cliquer sur l'icône Ajouter une plage horaire.
  3. Cocher la case Synchroniser cette plage horaire à RVSQ si désiré.

ℹ️ Psst! Si la case Synchroniser cette plage horaire à RVSQ est cochée par défaut et que vous désirez qu'elle ne le soit pas par défaut, demandez à votre gestionnaire de joindre notre équipe de service à la clientèle, qui pourra modifier le tout. Cette personnalisation est par établissement, et ne peut être appliquée par utilisateur.

La synchronisation des plages horaires avec RVSQ implique le respect des contraintes suivantes, qui proviennent de RVSQ :

  • La plage horaire ne doit pas être dans le passé.
  • La plage horaire ne doit pas s'étendre sur plusieurs jours.
  • La plage horaire ne doit pas chevaucher une plage horaire existante à RVSQ.
  • L'intervalle de la plage horaire doit être un multiple de 5.

⚠️ Il est seulement possible de sélectionner l'option de synchronisation à RVSQ à l'ouverture des plages horaires. Il est impossible de synchroniser la plage à la suite de sa création. Cette action est irréversible : ce statut ne peut être changé lors de la sauvegarde des rendez-vous. Vous pouvez annuler la plage horaire et l'ouvrir à nouveau avec le statut contraire.

4. Ajuster le titre, la date et l'intervalle comme désiré.

5. Choisir la ou les raisons de consultation (facultatif). Cette liste est définie par RVSQ. Les choix suivants s'offrent à vous : urgence mineure, consultation prioritaire, suivi périodique ou préventif, suivi régulier, suivi de grossesse, suivi d'un enfant de 0 à 5 ans et réorientation.

6. Rendre la plage publique (si applicable).

7. Sélectionner le type d'affichage.

Les choix suivants s'offrent sont disponibles :

  • Médecine familiale (MF) - Lorsque publiques, ces plages horaires seront disponibles seulement aux patients qui sont suivis en médecine familiale par le médecin de la plage.
  • Groupe de médecine familiale (GMF) - Lorsque publiques, ces plages horaires seront disponibles seulement aux patients qui sont suivis en groupe de médecine familiale.
  • Patients à proximité (GEN) - Lorsque publiques, ces plages horaires seront disponibles à tous les patients à proximité de la clinique. Lorsque les patients s'inscrivent en ligne à RVSQ, un rayon (en kilomètres) de déplacement qu'ils sont prêts à parcourir est demandé. Les patients pouvant voir ces disponibilités dépendent donc du rayon de déplacement spécifié lors de leur inscription.

8. Choisir la date et l'heure auxquelles la plage horaire doit être publique à RVSQ (si applicable). Par défaut, la date et l'heure actuelles s'affichent.

9. Cliquer sur le bouton Ajouter.

10. Répéter autant de fois que nécessaire.

Consulter les plages horaires synchronisées à RVSQ

Dans la vue Afficher l'horaire détaillé, un acronyme s'affiche à droite selon le type d'affichage choisi. Voici la légende associée :

  • Une icône RVSQ grise indique que la plage horaire n'est pas encore publique à RVSQ. Vous avez donc l'exclusivité pour la prise de rendez-vous. Survoler l'icône pour connaître la date d'affichage. 
  • Une icône RVSQ bleue spécifie que la plage horaire est publique à RVSQ. Ainsi, les patients qui correspondent aux critères peuvent s'inscrire en ligne, à partir de la plateforme publique. 
  • Un nuage s'affiche lorsqu'un rendez-vous a été pris par un patient à partir de RVSQ et il sera possible de consulter la note inscrite par le patient dans Omnimed. La note rédigée par le patient à partir de RVSQ est disponible dans le rendez-vous et vous permet d’avoir plus de détail à propos des besoins du patient à même l'horaire dans Omnimed et évite la consultation de cette information à RVSQ.
    RVSQ

Avec cet arrimage, vous avez donc la possibilité d'ouvrir une plage horaire et de la rendre disponible dans cinq jours à RVSQ, par exemple, ce qui vous permet durant ce temps d'avoir la priorité sur la prise de rendez-vous. Par la suite, les plages disponibles restantes s'affichent à RVSQ à la date spécifiée, ce qui vous permettra possiblement de combler les disponibilités restantes grâce à la plateforme publique.

Attribuer un rendez-vous à un patient

Lorsque les plages horaires sont ouvertes, il est temps d'enregistrer des rendez-vous.

Voici les étapes à suivre pour enregistrer un rendez-vous :

  1. Se rendre dans la vue Afficher l’horaire détaillé.
  2. Cliquer sur la disponibilité désirée. L’option pour la synchronisation est grisée. En effet, il n’est pas possible de changer ce statut lors de l’édition d’un rendez-vous.
  3. Ajouter un patient. Ajuster les champs désirés (si applicable).
  4. Un bloc permettant la confirmation du rendez-vous s'affiche. Trois modes de communication sont disponibles : téléphone, message texte ou courriel. Ce champ est obligatoire. Ainsi, tous les patients ayant un ou des rendez-vous synchronisés (publics ou privés) recevront un rappel selon le mode sélectionné.

⚠️ Pour sélectionner une option, le renseignement dépendant doit être au préalable enregistré dans le Centre administratif du patient. Par exemple, si une confirmation doit être envoyée par courriel, ce dernier doit être ajouté dans les coordonnées du patient. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur l'icône patient à gauche du nom complet du patient pour ajouter ou éditer ces informations. S'il y a plusieurs numéros de téléphone enregistrés dans les coordonnées, celui qui s'affiche par défaut sera le plus récent.

5. Choisir la langue de communication désirée. Pour l'instant, seulement les deux langues officielles du Canada sont disponibles (français et anglais).

6. Cliquer sur le bouton Ajouter.

Les contraintes suivantes doivent être respectées pour assurer la synchronisation des rendez-vous à RVSQ :

  • L'événement doit être assigné à un patient ayant un dossier dans Omnimed ou à un patient provisoire.
  • L'événement doit être assigné à un seul patient.
  • Indiquer minimalement un nom complet, une date de naissance, un numéro de téléphone et un sexe dans les fiches des patients à qui un rendez-vous est attribué. Les patients de sexe inconnu seront automatiquement féminin puisque ce renseignement est obligatoire à RVSQ.
  • La date du rendez-vous ne doit pas être dans le passé. Ainsi, si un professionnel a reçu un patient supplémentaire en milieu d'après-midi pour une raison ou une autre, il ne pourra pas être envoyé à RVSQ. La plateforme n'accepte pas de données provenant du passé.

Il est possible d'ajouter des rendez-vous (événement) hors plage horaire. Le choix de la synchronisation RVSQ est alors à votre discrétion.

L'ouverture de la fenêtre Réserver un rendez-vous pour attribuer un rendez-vous à un patient est bloquée durant les cinq prochaines minutes à RVSQ afin de permettre de sauvegarder le rendez-vous. Après ce délai, le rendez-vous est à nouveau disponible à RVSQ (si applicable). Un patient peut donc s'enregistrer.

Les agendas ouverts sont synchronisés à toutes les 60 secondes avec RVSQ. Vous n'avez pas besoin de rafraîchir la page pour voir les nouveaux rendez-vous provenant de RVSQ ou ceux enregistrés par vos collègues de travail. Si un patient est en train de réserver un rendez-vous à RVSQ et que vous cliquez sur cette disponibilité de votre côté, un message dans un encadré jaune vous indiquant que le rendez-vous est réservé à RVSQ s'affiche. Le même principe s'applique si un collègue est en train de réserver un rendez-vous : il est impossible d'accéder à la disponibilité puisqu'elle est verrouillée. Les agendas fermés sont synchronisés aux 60 minutes avec RVSQ. Ainsi, si un rendez-vous est pris à partir de RVSQ et que l'énoncé précédent est vrai (agenda fermé), vous verrez le rendez-vous dans le Centre administratif de ce patient seulement plusieurs minutes, voire une heure, après que le rendez-vous ait été enregistré sur RVSQ.

Annuler un rendez-vous

Les étapes pour annuler un rendez-vous restent les mêmes : cliquer sur le rendez-vous puis sur l'icône du X dans la pastille noire.

  • Dans le cas d'un rendez-vous seul (événement), qui n'est pas associé à une plage horaire, il sera supprimé des rendez-vous d'Omnimed et de RVSQ.
  • Dans le cas d'un rendez-vous associé à une plage horaire, il est possible d'annuler un rendez-vous et de laisser la disponibilité associée ouverte. Vous pourrez ainsi le combler si un volontaire se manifeste à la clinique. Si cette plage est publique, elle sera aussi disponible sur RVSQ. Vous pourrez également décider de supprimer la disponibilité associée (publique ou privée), ce qui aura comme impact le retrait de la disponibilité dans la plage horaire, donc le retrait complet de ce rendez-vous.

Prendre note que l'annulation d'une plage horaire transfère vos rendez-vous vers la vue Réassigner les rendez-vous. Cette vue n'existe pas à RVSQ. Le temps que le transfert soit effectué, les rendez-vous pris à partir de la plateforme publique restent en place, à l'heure initialement sélectionnée, et ce, jusqu'à ce qu'ils soient réassignés dans Omnimed.

⚠️ Les plages horaires annulées dans le passé ne sont pas supprimées de RVSQ. En effet, la synchronisation des plages horaires avec RVSQ se fait pour les disponibilités futures et non passées. Par exemple, si vous êtes le mercredi et que vous annulez la plage horaire du lundi précédent pour une raison quelconque, le tout ne sera pas synchronisé à RVSQ.

En savoir davantage

Voici quelques précisions importantes :

  • Si un patient s'enregistre sur la plateforme publique et que son dossier est inexistant dans Omnimed, il sera automatiquement créé dans Omnimed.
  • Nous vous recommandons fortement d'utiliser Omnimed pour gérer l'ensemble de vos rendez-vous synchronisés à RVSQ, c'est-à-dire de ne pas de gérer les plages horaires ou enregistrer les rendez-vous à partir de RVSQ conjointement avec Omnimed. Bien que cette possibilité existe, elle peut engendrer de nombreuses erreurs. Par exemple, si la gestion des rendez-vous se fait à partir de RVSQ, cela pourrait créer des doublons de dossiers patient. La fusion de patient devra donc être considérée afin de rassembler toutes les données cliniques en un seul dossier, si applicable.
  • Si la communication entre les deux plateformes n'est pas possible en raison d'une maintenance à RVSQ et que la création de rendez-vous est permise, un message indiquant que la communication avec RVSQ n'est pas fonctionnelle s'affichera lorsque vous cliquerez sur les disponibilités. Vous pourrez malgré tout enregistrer des rendez-vous. Si durant cette période un rendez-vous est enregistré à RVSQ et que la même action est posée dans Omnimed pour le même événement, les rendez-vous enregistrés dans Omnimed seront dans la vue Réassigner les rendez-vous. En effet, les rendez-vous à RVSQ priment sur ceux enregistrés dans Omnimed.

Des questions❔

Pour joindre l'équipe de RVSQ, consultez la page Aide et contact.