Joindre les prérequis à une demande de consultation en spécialité (APSS)



En créant sa plateforme de transmission électronique des requêtes de l'accès priorisé aux services spécialisés (APSS), l'équipe de Service d'acheminement de formulaires informatisés et suivis de requêtes (SAFIR) du ministère savait que cela modifierait les processus déjà en place à l'intérieur des cliniques. Ils ont ainsi établi un processus pour répondre à un processus multi-intervenants afin de vous donner le plus de flexibilité possible.

  1. Ouvrir la requête de consultation en spécialité de l'APSS et sélectionner la raison de consultation pour voir les prérequis. La liste des prérequis apparaît en rouge sous la raison de consultation et dans la section « Prérequis ». 
    1. Si les prérequis sont présents au DSQ, cochez la case à cet effet. 
    2. Si les examens sont prescrits, cochez la case à cet effet. 
    3. Si des résultats non présents au DSQ doivent être joints, vous pourrez les joindre ultérieurement.
      ℹ️ Les prérequis demandés dans une requête APSS sont parfois distinct des domaines DSQ. Par exemple, les courbes de croissance, les évaluations psychosociales, la cytologie et la pathologie ne font pas partie des domaines DSQ.  Afin d’assurer une cohérence entre les prérequis demandés dans un formulaire APSS et les domaines du DSQ, les options "Disponible au DSQ" et "Examen prescrits à réaliser" sont visibles seulement pour les prérequis appartenant au domaine DSQ. Par ailleurs, l’option "Examen prescrits à réaliser" est inaccessible si cela n’est pas applicable pour le prérequis demandé, par exemple pour un rapport d’imagerie médicale.

      De plus, une distinction est établie entre les prérequis et les souhaitables :
  2. Enregistrez la demande en cliquant sur « À compléter » ou « À vérifier par le médecin » afin d'afficher la section « Joindre des fichiers » dans le haut complètement du formulaire.
  3. Joindre les prérequis demandés. Chaque prérequis doit être ajouté à partir du champ à son nom. Si vous souhaitez ajouter d'autres fichiers, vous pouvez utiliser le champ « Autres rapports ».
    📎 Il n'est pas possible de joindre les prérequis directement à partir du dossier patient. Il est nécessaire d'enregistrer les prérequis au format PDF sur votre poste de travail afin de les joindre au formulaire.
  4. Un crochet apparaîtra à côté du prérequis pour confirmer l'ajout du fichier. Le fichier apparaîtra également dans la section « Prérequis » où vous pourrez cliquer pour le visualiser ou le retirer.

Décision du MSSS concernant l'ajout des prérequis aux demandes

Depuis le 4 septembre 2018, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a revu le processus de gestion des prérequis qui doivent être joints aux demandes. Ainsi, si un résultat d’examen est présent au DSQ, le médecin référent n’aura plus à le joindre à la demande. De son côté, le médecin spécialiste devra désormais consulter ce résultat directement au DSQ ou dans le DME.

Suggestions de processus internes pour faciliter l'ajout des prérequis (au besoin)

Afin de respecter le processus administratif qui était déjà en place dans plusieurs établissements, soit le regroupement des pièces à joindre à la demande et l'envoi de la demande par le personnel administratif, l'équipe de SAFIR s'est assurée de pouvoir permettre au médecin de remplir la demande dans un premier temps et au personnel administratif d'ajouter les prérequis restants et de faire l'envoi du formulaire.

Afin de soutenir et de mettre de l'avant ce processus, voici un résumé du processus qui peut être complété :

  1. Saisie du formulaire par le médecin.
  2. Envoi d'une tâche au personnel administratif afin de procéder à l'ajout des prérequis (au besoin). Pour gagner du temps, nous vous suggérons de bien identifier les documents nécessaires dans la tâche; cela permettra à l'employé responsable de la tâche de rassembler les documents sans avoir à ouvrir la demande.
  3. Accès au dossier du patient (soit à partir de la recherche, soit en cliquant sur le nom du patient dans la tâche) par la personne responsable de l'ajout des prérequis.
  4. Rassemblement des documents nécessaires en les enregistrant sur le poste de travail (que ce soit dans vos documents, sur votre bureau, etc.). Tous les documents doivent être enregistrés au format PDF afin d'être joints à la demande.
  5. Ouverture du module Requêtes afin de trouver la requête en question dans la liste des requêtes remplies (section de gauche du module).
  6. Ouverture de la requête et ajout des pièces jointes requises.
  7. Sauvegarde et envoi du formulaire au CRDS (à l'aide du bouton Envoyer au CRDS).

L'équipe de SAFIR vous propose de nombreux autres processus impliquant divers types d'intervenants (résidents, médecins, infirmiers, personnel administratif). Veuillez consulter le guide de formation / référence de SAFIR pour en prendre connaissance.