Pratiques de gestion

 

Devant une situation exceptionnelle, comme celle provoquée par la COVID-19 par exemple, les entreprises se doivent d’être proactives, d’adopter de bonnes pratiques et d’investir dans des mesures d’intervention afin de bien gérer la crise. Les ressources humaines chez Omnimed vous partagent leurs recommandations.

Politique de prévention des maladies infectieuses

Avant tout, si ce n’est pas déjà fait, vous devriez adopter une politique de prévention des maladies infectieuses afin de protéger les salariés au travail, qui comporte notamment les mesures préventives suivantes :

  • Le rappel des règles d’hygiène de base telles que se laver les mains souvent à l’eau savonneuse pendant 20 secondes, se couvrir la bouche et le nez avec le coude ou un mouchoir lorsqu’on tousse ou éternue, éviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche avec ses mains non lavées;
  • La désinfection des lieux de travail et espaces d’affluence ainsi que la distribution de produits antiseptiques;
  • La réorganisation du travail pour favoriser le télétravail pour les employés présentant des symptômes grippaux ou pour les emplois le permettant, limiter les contacts entre les gens comme les réunions physiques en favorisant plutôt les audioconférences et visioconférences, espacer les bureaux de travail si possible afin de créer une distance entre chacun;
  • La gestion des absences afin d’indiquer clairement les mesures à adopter relatives à la quarantaine en cas de retour de voyage et en présence de symptômes grippaux, ainsi que la rémunération en cas d’absences ou d’isolement.

Communication avec les employés et les patients

La communication est un autre élément clé à adopter afin de contrôler les préoccupations des employés. Il est important de minimiser la panique et l’incertitude de ceux-ci dans le but de maintenir un climat de travail exempt de stress le plus possible, en situation de crise. Afin d’éviter les malentendus et les interrogations des employés, assurez-vous de fournir aux employés de l’information fiable et à jour, fréquemment, et s’en tenir aux informations émises par des sources officielles, telles que le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) du Québec. Dans le contexte actuel où l'évolution de la situation est rapide, tenir informer vos employés des mises à jour est indispensable.

Il est également important de communiquer aux patients les politiques mises en place dans votre milieu de travail afin de rassurer la population. Profitez des moyens de télécommunications tels que les courriels, les médias sociaux et la page d'accueil de votre site Internet pour partager les mesures préventives adoptées et clarifiez ce qui est attendu des patients. Par exemple si vous favorisez la téléconsultation, demandez de limiter les déplacements en clinique, modifiez vos heures d’ouverture, exigez des mesures d’hygiène (lavage de mains à l’entrée, port d’un masque, retrait des magazines en salle d’attente), etc.

Plan de continuité des affaires

En cas de pandémie, plusieurs milieux de travail sont confrontés à un taux d’absentéisme élevé compte tenu des employés qui sont en quarantaine, qui portent assistance à un proche en quarantaine ou des employés qui veulent exercer leur droit de refus de travailler par crainte de contagion. Il est donc important d’adopter un plan de continuité des affaires afin de pallier le ralentissement des activités, qui comporte notamment les éléments suivants :

  • La politique de prévention des maladies infectieuses
  • Une ligne directrice pour la direction et les communications
  • L’identification des opérations critiques à maintenir
  • L’identification de ressources pouvant pallier le manque de personnel

Gestion des ressources humaines

Les décisions et les comportements de l’employeur peuvent faire une grande différence pour les employés. Il est primordial de démontrer un savoir-être empreint de calme et de leadership. Soyez flexible, compréhensif et permissif avec vos employés. Si vous pouvez accommoder les horaires et permettre les échanges de quarts entre collègues ou encore le télétravail, faites-le. Soyez disponibles pour répondre aux questions de vos employés et proactifs dans la recherche de solutions.

Différentes émotions chez vos employés sont possibles, telles que le stress, l’anxiété, la déprime et peuvent entraîner des réactions variées sur le plan physique, psychologique, émotionnel et comportemental. Il est probable que certaines personnes aient davantage de difficulté à se concentrer et à prendre des décisions, ce qui peut affecter leur efficacité au travail. N’hésitez pas à encourager et à soutenir vos employés afin de minimiser ces manifestations. Au final, une fois la crise passée, les mesures de soutien que vous aurez mis en place feront une différence pour vos employé en terme de fidélisation!

Télétravail

En cas de pandémie, il faut tout mettre en place pour limiter la propagation du virus. Ainsi, les gestionnaires doivent revoir leur ouverture face au télétravail ainsi que leur politique de télétravail, qui peut contenir des éléments tels que :

  • Les types d’emploi qui sont éligibles au télétravail, car évidemment certains types d’emplois syndiqués ou de services essentiels n’y sont pas autorisés
  • Les heures de travail flexibles si possible afin d'accommoder les gens
  • Les directives à suivre quant à la présence des employés lors d’appels et de réunions en visioconférence
  • Les modes de communications à privilégier et une routine de communication adapté aux différentes équipes
  • Les mécanismes de suivis; privilégiez les rencontres courtes, mais plus fréquentes, sans en abuser

Afin de maintenir l’efficacité en contexte de télétravail, il est primordial de mobiliser et d’encadrer les employés afin de créer un sentiment de proximité et d’autonomie qui contribueront à des relations harmonieuses. Adoptez des modes de communication virtuels clairs et utilisez les outils technologiques à votre disposition pour améliorer l’efficience. Soyez flexible, patient et à l’écoute. Faites des suivis réguliers avec les employés et donner des objectifs clairs à chacun permettra également de les garder motivés et actifs. C’est le moment d’être proactif et d’innover dans vos pratiques afin de favoriser le partage et l’interaction.

Pour toute question ou si vous avez besoins de conseils supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Nous sommes disponibles pour vous appuyer.