⚠️Avant tout, il est important de bien respecter les règles suivantes afin d'assurer un bon fonctionnement de la numérisation et ne pas embourber nos serveurs.
- Redémarrer l'ordinateur configuré pour la numérisation chaque jour.
- Ne pas numériser entre minuit et 6 h du matin (vous trouverez les explications dans la section Fonctionnement de la numérisation ci-dessous).
- Séparer les documents à numériser par paquet de 30 feuilles maximum afin de respecter une taille totale maximale des documents de 3 000 Ko.
- Classer les documents au fur et à mesure afin de ne pas dépasser 100 pages en attente de classement dans le module de numérisation, p.ex. après 3 paquets de 30 feuilles.
Voici les étapes à suivre pour numériser les documents au dossier patient :
- Se connecter à la session Windows configurée spécifiquement pour la numérisation avec le compte de numérisation.
- Valider que les étiquettes code barres sont apposées correctement sur les documents à numériser pour permettre l'indexation automatique (optionnel). Si vous numérisez des documents sans l’utilisation de code barres, il est préférable de désactiver la détection de la présence de code barres, afin d’accélérer le processus.
- Numériser les paquets de feuilles avec le logiciel ScandAll Pro (assurez-vous d'avoir la version 2.0.15) avec le bouton « Numériser selon le profil ».
- Ouvrir le module Numérisation de la CMV.
- Indexer les documents numérisés.
- Classer les documents numérisés dans le dossier patient.
- Valider au dossier patient la présence des documents numérisés.
⚠️ Si vous n'avez pas le mandat de la personne pour qui vous numérisez, il vous est impossible de consulter les documents au dossier. Le mandat est votre autorisation de consulter les notes au nom d'un professionnel.
Fonctionnement de la numérisation
Pour être intégrés au dossier électronique des patients, les documents doivent avoir été préalablement numérisés en format PDF et avoir été sauvegardés dans un répertoire local, dont le chemin d’accès doit être c:\scans\PDF-XXXXXX. Les documents sont ensuite importés par la tâche planifiée Windows active à compter de 6 h chaque matin sur le serveur SFTP, puis dans l’Outil de numérisation de la CMV pour être indexés au dossier des patients. Pour que la tâche planifiée soit fonctionnelle, l'ordinateur doit être redémarré chaque jour.
À la suite de l’importation des documents numérisés dans l’Outil de numérisation d’Omnimed, une copie de ces derniers est dirigée vers le répertoire local c:\scans\PDF-XXXXXX\Archive. Une procédure interne de gestion de ces documents temporaires doit être prévue, afin d’éviter une surcharge de documents numérisés sur votre disque dur local.