Rapport de conciliation des envois par fax et par courriel sécurisé



Le Rapport de conciliation des envois permet de suivre l'acheminement des documents par fax ainsi que par courriel sécurisé aux patients en provenance de votre établissement. Des traces de chaque envoi sont conservées et peuvent être consultées afin d'identifier les échecs de transmission et prendre action.

Obtenir le Rapport de conciliation des envois

Un rapport de conciliation des envois a été mis à votre disposition pour faire le suivi de l'ensemble des transmissions effectuées à partir du dossier médical électronique (DME), qu'elles soient par fax ou par courriel sécurisé.

  1. Cliquer sur Rapport d'envois dans le menu de gauche pour ouvrir le rapport dans un nouvel onglet.
  2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisir les paramètres pour l'exécution du rapport.
    • « À partir de » et « Jusqu'au » bornent l'intervalle de temps à considérer pour extraire la liste des envois;
    • « Type d'envoi » permet de cibler la nature des envois (FaxCourriel ou Tous);
    • « Envois de la clinique ou de l'utilisateur » permet de considérer tous les envois de la clinique ou de cibler ceux produits par l'utilisateur qui exécute le rapport seulement;
    • « Erreurs uniquement ou tous les envois » permet de limiter le contenu du rapport aux envois qui n'ont pu être complétés avec succès, ou d'afficher tous les envois.
  3. Cliquer sur Appliquer pour lancer l'exécution du rapportOK permet de fermer la fenêtre de dialogue si vous n'avez plus à modifier les paramètres.

Consulter le contenu du Rapport de conciliation des envois

Pour chaque envoi, les informations suivantes sont présentées :

  • Date de création : Affiche la date et l'heure de création de l'envoi ou de mise à jour de l'état pour les envois par courriel sécurisé.
  • Statut de l'envoi : Voir les tableaux ci-dessous pour la signification des différents statuts.
  • Note sur l'envoi : Indique le code d'erreur et sa description le cas échéant.
  • Délai de l'envoi : Affiche le nombre de minutes entre le moment où l'envoi a été créé et sa réception.
  • Type d'envoi : Indique si l'envoi a été fait par courriel sécurisé ou par fax.
  • Nom du patient, Numéro de dossier et Numéro d'assurance maladie (NAM) : Ces champs documentent les coordonnées du patient à qui le document a été envoyé. Il est possible d'ouvrir directement le dossier d'un patient en cliquant sur son nom.
  • Nature du document : Indique si l'envoi concerne une prescription, une note clinique ou un outil clinique.
  • Nom de l'utilisateur qui a initié l'envoi : Affiche quel utilisateur Omnimed a envoyé le document.
  • Destination : Pour les envois par fax, la destination inclut le nom du destinataire et le numéro de fax. Les envois par courriel sécurisé rapportent l'adresse courriel utilisée.
  • Nombre d'essais : Pour les envois par fax, le système fera quatre tentatives avant d'abandonner la transmission et de rapporter l'erreur finale. 

Le rapport regroupe les tentatives subséquentes d'envois par fax ainsi que les changements d'état d'un envoi par courriel sécurisé, tel que montré dans les captures d'écran ci-dessous :

Envoi par fax complétée avec succès



Séquence d'un envoi par fax qui a échoué

Séquence des événements d’un envoi par courriel sécurisé complété avec succès


Séquence des événements d'un envoi par courriel à une adresse inexistante

Statut des envois

Statut Fax Courriel
COMPLETED Envoi complété avec succès à la suite de la réception de l'accusé de réception du destinataire. Le destinataire a ouvert le courriel.
COMPLETED_AFTER_RESEND Envoi complété avec succès à la suite de la réception de l'accusé de réception du destinataire. Plus d'une tentative ont été nécessaires pour compléter l'envoi. N/A
IN_ERROR

L'envoi n'a pas pu être complété. S'il ne s'agit pas de la 4e et dernière tentative, le système fera une nouvelle tentative dans les 20 prochaines minutes.

Voir la liste des erreurs en lien avec l'envoi par fax ci-dessous.

L'envoi n'a pas pu être complété. Voir la liste des états d'un envoi par courriel ci-dessous.
IN_ERROR_AFTER_RESEND L'envoi n'a pas pu être complété malgré les quatre tentatives de retransmission. N/A
IN_PROGRESS Envoi en cours. En attente d'ouverture du courriel par le destinataire.
NEW État transitoire. État transitoire.
RESENT Il s'agit d'envoi en erreur qui a été réacheminé automatiquement par le système. Ce statut peut être présent tant que la chaîne de transmission ne se solde pas par « COMPLETED_AFTER_RESEND » ou par « IN_ERROR_AFTER_RESEND ». N/A

Nature des erreurs d'envoi par fax

Erreur Interprétation
Busy* Ligne occupée
Invalid Number Numéro invalide
No Answer* Aucune réponse
No remote fax device* L'appel n'a pas été répondu par un fax
Poor line or carrier call quality interrupt the transmission Qualité de la connexion insuffisante
Remote fax aborted* Envoi annulé par le destinataire
Transmission Error Erreur non définie
Transmission Failed Erreur non définie
Unallocated Number Le numéro n'est pas en service
Unspecified Erreur non définie

*S'il s'agit d'un numéro de fax valide, les chances que l'envoi puissent être complété dans les quatre tentatives entreprises par le système sont bonnes.

Nature des états d'un envoi par courriel sécurisé

Statut / Erreur Interprétation Action
Processed Le message a été reçu et est en cours de transmission. N/A
Dropped Le message a été abandonné en lien avec des mesures anti-spam ou des listes d'adresses invalides. Confirmez l'adresse courriel du destinataire et renvoyez le document.
Delivered Le message a été livré dans la boîte de courriel du destinataire. Aucune action requise initialement. Si le message demeure dans cet état longtemps, il se peut que le destinataire doive consulter le sa boîte de courrier indésirable.
Deferred Message bloqué temporairement par le destinataire. N/A
Bounce Le message a été retourné à l'expéditeur parce que l'adresse courriel n'existe pas. Confirmez l'adresse courriel du destinataire et renvoyez le document.
Blocked Le message a été refusé par le destinataire. Confirmez que le destinataire n'a pas bloqué les adresses « omnimed.com »
Open Le destinataire a ouvert le courriel. N/A
Click Le destinataire a cliqué sur le lien contenu dans le courriel. N/A
Spam Report Le destinataire a identifié le courriel comme étant un pourriel. Demandez au destinataire d'identifier les courriels de « omnimed.com » comme étant légitime.

Actions à prendre pour les échecs d'envois

Échec d'envoi par fax

Dans le cas où un envoi par fax échoue après les quatre tentatives, les éléments à valider sont :

  • qu'il s'agit bien du numéro désiré, sans erreur de frappe;
  • que le numéro est bel et bien un numéro de fax valide (il n'est pas exclu de faire un test à partir d'un « bon vieux fax » traditionnel);
  • que le destinataire n'éprouve pas de problème connu pour la réception de fax (« Le fax de la pharmacie est toujours occupé entre 10 h et 13 h » ou encore « La ligne n'est pas très bonne dans cette région, les fax passent une fois sur deux »). À cet effet, consulter la section Sommaire des envois de fax par destination se trouvant au bas du rapport. Cette section identifie tous les destinataires de fax pour la période sélectionnée et indique le nombre d'envois par fax complétés, complétés après renvoi et en échec. 

Par la suite, à partir du dossier du patient ou encore à partir de l'interface de SRFax via le module Gestion des fax du menu de gauche dans Omnimed, vous devrez transmettre le document à nouveau.

Échec d'envoi par courriel sécurisé

Dans l'éventualité ou un courriel sécurisé ne rejoint pas son destinataire, vous devrez :

  • Valider que l'adresse courriel est valide (une adresse invalide obtiendra le statut « Bounce » dans le rapport);
  • Valider auprès du destinataire que le message ne se retrouve pas dans son courrier indésirable. Le statut dans le rapport pourrait être « Delivered », « Blocked » ou « Dropped ».
  • Valider que le destinataire n'a pas identifié le message de « omnimed.com » comme étant un pourriel. Le statut dans le rapport pourrait être « Blocked » ou « Dropped ».
  • Valider auprès du destinataire qu'il connaît le NIP pour récupérer le document ou encore la façon d'obtenir un nouveau NIP par SMS. Le statut demeurerait « Delivered » dans ce cas.

Par la suite, à partir du dossier du patient, vous devrez transmettre le document à nouveau.