La recherche patient sert avant tout à retrouver les dossiers patients dans l’application Omnimed. La boîte de recherche est toujours présente en haut au centre de l’application et est un élément central de votre navigation dans l’application.
À noter, le moyen le plus facile de retrouver vos patients de la journée est de passer par votre horaire du jour (visualiser vos rendez-vous). Vous pouvez également retrouver les dix derniers dossiers que vous avez consulter dans la section Récemment consultés, au bas du menu de navigation principal d'Omnimed (à gauche du DME).
Fonctionnalités générales
Les éléments suivants peuvent être utilisés pour effectuer la recherche du dossier d'un patient et permettre de valider avec assurance son identité :
- Numéro de dossier : Le numéro de dossier du patient au sein de votre établissement est le moyen idéal de retrouver le dossier d’un patient existant puisque ceci vous permet de vous assurer que le résultat trouvé est bel et bien le dossier que vous avez créé pour ce patient dans votre clinique.
- Numéro d’assurance maladie (NAM) : Puisque la RAMQ contrôle l’émission de NAM et que ce dernier est un identifiant unique, il s’agit d’une information précise facilitant grandement la recherche de dossiers patients.
- Prénom et nom : Le prénom et le nom d’un patient sont un peu moins efficaces pour identifier précisément ce dernier puisque ces deux éléments peuvent être partagés entre plusieurs personnes, p.ex. il existe de nombreux Jean Tremblay partout à travers la province. Il est recommandé d'utiliser des informations complémentaires afin de bien raffiner votre recherche. Comme par exemple, ces deux champs accompagnés de la date de naissance.
- Date de naissance : Ce champ est utile afin de raffiner une recherche accompagnée des nom et prénom, ou d’une portion de ces derniers, pour localiser des erreurs de frappe dans les noms.
- Numéro de téléphone : La recherche par numéro de téléphone permet de rechercher les dossiers associés à un numéro de téléphone portant l'étiquette « Maison » ou « Cellulaire ». Il faut cependant être attentif au fait qu’un numéro de téléphone peut avoir appartenu à un ou plusieurs autres individus auparavant. Il est aussi possible que ce dernier n’appartienne plus au patient auquel il était assigné.
ℹ️ Recherche combinée
Lorsque vous effectuez une recherche avec de multiples de critères de recherche, vous avez simplement à séparer chaque critère par un espace afin de les combiner dans la recherche.
Voici quelques exemples de recherche pouvant être effectués :
- Nom + prénom + date de naissance : Jean Tremblay 1974/05/21 ou Jean Tr 1974
- Numéro d’assurance maladie : TREJ74052117 ou TREJ-7405-2117 ou TREJ7405
- Nom + téléphone : Tremblay 514-123-4567 ou Tremb 5141234567
Formats supportés par la recherche
Comme vous pouvez le constater, notre système supporte divers formats pour chaque critère de recherche.
Liste des formats supportés pour la recherche par NAM :
- Les formats sans séparateur : XXXX11111111
- Les formats avec « / » : XXXX/1111/1111
- Les formats avec « - » : XXXX-1111-1111
ℹ️ Notez que les « X » représentent des caractères et les « 1 » des chiffres.
Liste des formats supportés pour la recherche par date :
- Les formats sans séparateur : AAAAMMJJ, AAAAJJMM et MMJJAAAA
- Les formats avec « / » : AAAA/MM/JJ, AAAA/JJ/MM et MM/JJ/AAAA
- Les formats avec « - » : AAAA-MM-JJ, AAAA-JJ-MM et MM-JJ-AAAA
ℹ️ Notez que les « A » représentent les années, les « M » les mois et les « J » les jours.
Liste des formats supportés pour la recherche par numéro de téléphone :
- Le format sans séparateur : 1234567890
- Le format avec parenthèses et tiret « - » : (123)456-7890
- Le format avec un tiret « - » : 123-456-7890
- Le format sans tiret « - » : 123 456-7890 (*avec ce format il convient de ne pas combiner la recherche avec des lettres, par exemple le nom du patient)
Classification des résultats
Pour toute recherche, une classification des résultats est effectuée selon l’importance des informations recherchées. Les résultats sont classés selon l’ordre de priorité des champs suivants :
- Numéro de dossier
- Numéro d’assurance maladie
- Tous les autres champs
Ainsi, si vous faites une recherche pour Jean Tremblay 00816457 (numéro de dossier), tout résultat contenant ce numéro de dossier sera affiché en priorité, suivi des résultats contenant toute autre combinaison des critères.
Étant donné que le numéro de dossier est propre à votre établissement, ce fonctionnement favorise les dossiers de patient déjà présents au sein de votre établissement.
⚠️ Pour toute recherche, un nombre maximal de 20 résultats est affiché. Si vous ne trouvez pas le dossier recherché, vous pouvez raffiner votre recherche, ou créer un nouveau dossier patient à partir de l’icône à cet effet en haut à gauche de la fenêtre des résultats de recherche.
Résultats de la recherche
Les résultats de recherche sont composés de plusieurs informations pouvant s’avérer utiles. Parmi ces informations se retrouvent les champs recherchables, c’est-à-dire : numéro de dossier, NAM, date de naissance, nom, prénom et numéro de téléphone.
À ces informations s’ajoutent l’adresse civique. Il est important de noter que pour des raisons techniques, ce champ n’est cependant pas recherchable à ce jour.
Si le patient a un dossier dans l’établissement sélectionné, son numéro de dossier, l'intervenant responsable et les statuts administratifs s'affichent aussi. Le nom du médecin GMF ou hors-GMF auprès duquel est inscrit le patient sera aussi affiché dans la quatrième colonne.
Actions liées aux résultats de recherche
Une fois une recherche effectuée, voici les options qui se présentent à vous :
- Consulter le dossier d’un patient en cliquant sur son nom.
- Accéder au Centre administratif du patient en cliquant sur l'icône patient.
- Créer un nouveau dossier patient.
En plus de ces options, vous pouvez mettre en surbrillance un résultat en le pointant avec votre curseur de souris, ou en naviguant dans les résultats en utilisant les flèches ou la touche tabulation de votre clavier.