La notion de partage de l'information clinique dans Omnimed repose sur des règles d’accès à l’information simples.
- Le professionnel a accès, en tout temps, à l’information dont il est l’auteur.
- Le professionnel peut donner accès à toute l’information dont il est l’auteur ou pour laquelle il a reçu un consentement valide à un autre professionnel, par l’entremise d’un mandat.
- Le médecin de famille a accès à toutes les données des patients qui sont inscrits avec lui à la RAMQ.
- Le professionnel peut obtenir l’accès à l’ensemble du dossier d’un patient d’une façon ponctuelle (par l’entremise du bouton dédié à cet effet dans le dossier), à condition qu’il ait obtenu le consentement explicite de celui-ci. Ce consentement est l’équivalent d’un accès d’urgence au dossier du patient.
Le partage d'informations au dossier des patients dans Omnimed est basé, entre autres, sur le partage de mandats reçus et émis entre les professionnels et le personnel administratif. Ainsi, seul les individus autorisés par mandats peuvent consulter l'information rédigée par d'autres professionnels au dossier du patient.
Autorisation par mandats
Les mandats d'une personne à une autre sont utilisés pour :
- Visualiser le contenu clinique rédigé par un autre utilisateur.
- Rédiger ou effectuer des actions sur des données cliniques dans un dossier au nom d'un professionnel de la santé.
- Consulter les tâches et les résultats d'un intervenant (les section Tâches et Résultats du menu de navigation principal d'Omnimed à gauche deviennent celles de l'utilisateur sélectionné)
⚠️ Les mandats permettent au personnel administratif (compte alphanumérique) d'accéder aux informations cliniques. Seuls les professionnels de la santé (compte numérique) ont le droit de visualiser des données cliniques. Le personnel administratif doit toujours sélectionner le mandat d'un professionnel pour accéder au dossier d'un patient.
Caractéristiques des mandats
- Un mandat est valide pour un établissement donné. Si un médecin travaille dans plusieurs établissements, il peut donner son mandat pour seulement un de ses établissements ou encore plusieurs établissements, de façon à contrôler l'accès à ses dossiers en son nom.
- Un mandat est valide pour une période donnée dans le temps.
- Un mandat ne se propage pas, c'est-à-dire que si j'ai un mandat pour un médecin A et que celui-ci a un mandat pour le médecin B, cela ne me donne pas un mandat envers le médecin B.
Le mandat permet de visualiser ou de poser des actions dans le DME tel que cela le serait si la personne pour laquelle vous avez pris le mandat travaillait. Par exemple, si vous devez visualiser les résultats d'un intervenant donné, en cas d'absence ou de congé par exemple, vous pouvez prendre son mandat afin de pouvoir les visualiser.
Toute action faite au nom de l'intervenant pour qui vous avez pris le mandat sera identifiée comme si c'est cet intervenant qui l'a fait. Il est donc primordial d'avoir établi au préalable les bonnes pratiques de prise de mandat dans votre établissement afin d'éviter les erreurs et la confusion.
Afin de bien gérer la révision des tâches et des résultats, il convient de prendre le mandat du professionnel absent afin de les visualiser. Si une note doit être rédigée ou une nouvelle tâche doit être attribuée, il faut accéder au dossier du patient concerné et retourner travailler en notre nom afin de créer une note ou d'entreprendre une action dans le dossier.
⚠️ Il est à noter que toute action entreprise ou complétée dans le DME au nom d'un professionnel ou en son propre nom laisse une trace.
Consulter la liste de vos mandats reçus
La liste des collègues qui vous partagent leurs notes est disponible à partir de l'en-tête du dossier médical électronique, soit dans le coin supérieur droit de votre écran, tout juste à droite de votre nom et à gauche de l'établissement dans lequel vous êtes connecté.
ℹ️ Cliquer sur En mon nom pour afficher la liste. Veuillez noter qu'il est possible de cliquer sur En mon nom ou sur le nom du mandat sélectionné seulement à partir de la page Nouvelles ou de la page Recherche du DME. Il vous faudra donc retourner sur cette page pour sélectionner un différent mandat.
Travailler au nom d'un professionnel de la santé
Lorsque vous prenez le mandat d'un professionnel de la santé, un message s'affiche vous indiquant que vous avez accédé au dossier au nom d'un autre intervenant.
Les actions que vous poserez s'afficheront au nom de l'intervenant pour qui vous avez pris le mandat.
ℹ️ Si vous détenez un compte alphanumérique, les actions administratives peuvent être faites en votre nom, mais il vous faudra choisir le mandat d'un professionnel de la santé afin de poser des actions cliniques dans les dossiers patients. En travaillant en votre nom, il vous sera possible d'accéder à vos tâches et listes de tâches, de gérer les horaires et les rendez-vous ainsi que d'accéder aux salles d'attente. Vous pourrez également accéder au Centre administratif du patient en cliquant sur l'icône patient à gauche de son nom.
Si vous tentez de poser une action dans un dossier, un message apparaîtra en rouge vous spécifiant que vous devez choisir un mandat.
Les mandats et la création de compte basé sur un « compte similaire »
Un compte similaire est un compte soit numérique, soit alphanumérique qui détient les mandats requis pour un établissement ou plusieurs établissements. Ce compte contient tous les établissements et les mandats émis et reçus pour les intervenants requis. Ce compte sera utilisé comme racine pour faire le nouveau compte ou afin de modifier le compte existant. Il doit donc représenter exactement ce que le nouvel intervenant aura besoin d'utiliser, incluant tous les mandats émis et reçus par établissement.
- Pour un nouveau compte : tous les mandats/établissements seront attribués au nouvel utilisateur
- Pour une modification de compte : Tous les mandats pour un ou des établissements spécifiques pourront être attribués à l'utilisateur indiqué
Mise en situation
Dr Tremblay travaille à la clinique Omni ainsi que la clinique Med. Un nouveau médecin travaillera aussi à ces deux cliniques. On peut donc utiliser le compte du docteur Tremblay afin de créer le nouveau compte de médecin.
Toutefois, si le docteur Tremblay travaille aussi à la clinique Test, mais que le nouveau médecin ne travaillera qu'aux cliniques Omni et Med, le compte similaire n'est pas approprié, car il contiendra les mandats des intervenants travaillant à la clinique Test. Il convient alors de choisir un autre compte similaire qui ne possède que les établissements Omni et Med.
⚠️ Si vous constatez qu'un mandat est manquant dans votre compte Omnimed, vous devez joindre le gestionnaire de votre établissement qui complètera une demande de modification de compte pour vous. Il pourra nous fournir un compte similaire sur lequel nous baser pour vous donner les accès et les mandats manquants.