Le Centre administratif permet d'enregistrer les informations permettant d'identifier le patient et de le joindre, de même que de documenter les autres informations importantes d'un point de vue administratif.
Accéder au Centre administratif du patient
Contenu et fonctionnalités du centre administratif
Renseignements personnels
Inscription RAMQ
Coordonnées
Cercle de soins
Famille et autres relations
Informations administratives
Rendez-vous
Transmissions
Accéder au Centre administratif du patient
Le Centre administratif du patient est accessible à de multiples endroits dans l'application en cliquant tout simplement sur l'icône patient située à gauche du nom du patient.
Voici divers endroits à partir d'où vous pouvez accéder au Centre administratif via l'icône patient :
- Via la recherche;
- Section Récemment consultés du menu de gauche s'il s'agit d'un des huit derniers dossiers que vous avez consultés;
- En-tête du dossier patient;
- Module Résultats;
- Module Tâches;
- Module Notes en rédaction;
- Module Rendez-vous;
- Module Salle d'attente
- Module Transmissions
Contenu et fonctionnalités du Centre administratif
Le Centre administratif est divisé en 8 grandes sections affichées en deux colonnes :
- La colonne de gauche permet de regrouper l'information spécifique au patient, qui sera la même pour l'ensemble des utilisateurs, peu importe leur établissement de connexion.
⚠️ Ainsi, ce qui se trouve dans la colonne de gauche est visible pour tous les utilisateurs d'Omnimed, et les modifications faites sont appliquées pour tous; - La colonne de droite, quant à elle, regroupe l'information patient spécifique à l'établissement de connexion.
⚠️ Ainsi, ce qui se trouve dans la colonne de droite n'est visible que par les utilisateurs de votre établissement de connexion.
ℹ️ Tous les champs obligatoires afficheront un message d'erreur sous le champ s'ils ne sont pas remplis ou si le format n'est pas valide. Afin de pouvoir enregistrer une section du Centre administratif, aucun champ ne doit être en erreur.
Renseignements personnels
Lors de la création d'un nouveau patient, voici l'information qui peut y être enregistrée :
- Prénom et nom du patient;
- Numéro d'assurance maladie (NAM) et date d'expiration de la carte;
- Sexe;
- Date de naissance;
- Décès (et date de décès).
Ces informations peuvent être modifiées par votre équipe en cas de changement.
ℹ️ La date de naissance et le sexe du patient sont complétés automatiquement à partir du numéro d'assurance maladie (NAM) valide.
Veuillez noter qu'il y a une validation de la correspondance du NAM avec le prénom, le nom, la date de naissance et le sexe du patient. Les erreurs potentielles apparaîssent sous les champs sous la forme d'un avertissement. Même si les erreurs ne sont pas corrigées, vous pourrez enregistrer les renseignements du patient. Plus de détails.
Inscription RAMQ
La section Inscription RAMQ affiche les informations importées* de la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) :
- Type d'inscription;
- Nom du professionnel (médecin de famille, professionnel délégué ou inscription de groupe) et son numéro d'identification;
- Lieu de suivi;
- Année d'inscription (la date exacte est disponible en plaçant le curseur de la souris sur l'année);
- Codes de vulnérabilité (jusqu'à un maximum de trois). Les codes de vulnérabilité s'affichent uniquement si vous avez le consentement actif du patient. La date de début et date de fin d'un code sont disponibles en plaçant le curseur de la souris sur le code. Le code s'affiche en rouge s'il est expiré.
*Une configuration par établissement est requise pour l'utilisation de ce service.
Coordonnées
C'est dans cette section que vous pouvez documenter et mettre à jour les coordonnées du patient permettrant de joindre le patient. Il est également possible, à partir de cette section, d'envoyer un courriel ou un SMS au patient.
- Langue de communication du patient (les courriels et SMS transmis au patient via le DME seront basés sur cette langue)
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Adresse
ℹ️ Informations importantes
Le type rattaché au numéro de téléphone a une incidence sur les fonctionnalités disponibles en lien avec ce numéro de téléphone. Seul le type Cellulaire, sélectionné à partir des options disponibles dans Omnimed et non rédigé manuellement, permet l'envoi de SMS au patient (SMS pour la transmission du NIP afin d'ouvrir des pièces jointes transmises par courriel via Omnimed, envoi de SMS à partir du centre administratif).
L'ordonnancement des coordonnées est également important puisque le premier numéro de téléphone et la première adresse seront celles qui apparaitront sur la plupart des documents imprimés ou faxés à partir d'Omnimed.
Cercle de soins
La section Cercle de soins du Centre administratif permet de documenter la pharmacie du patient de même que l’ensemble des professionnels qui prodiguent des soins au patient, afin de faciliter la communication des renseignements nécessaires au suivi du patient. Par exemple, la documentation de la pharmacie permet d'envoyer rapidement par fax les prescriptions à la pharmacie du patient via le prescripteur.
Les ressources disponibles sont celles du Répertoire (situé dans le menu de navigation principal d'Omnimed à gauche). Si vous ne trouvez pas la ressource de votre patient dans la recherche, il est possible d'aller l'ajouter au Répertoire pour ensuite la documenter au Centre administratif.
Famille et autres relations
La Famille et autres relations vous permet d'identifier les proches du patient ainsi que leurs coordonnées. Cette section a deux objectifs principaux :
- Construire l'arbre généalogique du patient;
- Regrouper les coordonnées des gens à contacter en cas de besoin pour le patient.
Informations administratives
La section Informations administratives est spécifique à l'établissement de connexion.
Il est possible d'y enregistrer :
- Le numéro de dossier du patient (incluant l'option d'attribuer le prochain numéro disponible) et ses numéros dans d'autres établissements afin que vous puissiez vous y référer;
- Des notes sur le patient dans un champ texte libre (p.ex. si le patient manque régulièrement ses rendez-vous, les moments où il est préférable de le joindre, etc.);
- Les statuts du patient sous la forme de « tag/étiquette » afin de faire ressortir facilement certaines informations, par exemple la clientèle vulnérable, mobilité réduite, interprète requis, etc.;
- Les intervenants responsables du patient dans la clinique (il sera possible de spécifier le rôle de l'intervenant face au patient).
Rendez-vous
Vous pouvez consulter la date du dernier rendez-vous du patient, ainsi que son prochain rendez-vous dans votre établissement de connexion ou établissement multisites. De plus, tous les rendez-vous du patient dans la journée même sont affichés. En savoir plus.
Transmissions
La section Transmissions permet de suivre l'acheminement des communications par fax, courriel et SMS transmises à partir du dossier médical électronique (DME) en provenance de votre établissement de connexion.
Vous trouverez dans la section Transmissions les trois dernières transmissions envoyées au patient.
Cliquer sur l'option Voir tout pour consulter l'ensemble des transmissions ou sélectionner l'une des options Fax, Courriel ou SMS pour consulter un type de transmission en particulier.