Il est possible d’inclure au dossier des patients des documents PDF sauvegardés dans votre ordinateur via le processus de numérisation.
⚠️ Mise en garde : Le processus de transfert manuel des documents PDF sur le serveur de numérisation est réservé aux utilisateurs ayant des notions informatiques avancées. Omnimed ne peut garantir les résultats de cette méthode de numérisation et conséquemment, n'offre pas de support à cet effet. L'utilisation est à la discrétion de l'utilisateur qui assume les pertes de documents numérisés.
Règles entourant le transfert manuel des documents PDF sur le serveur de numérisation
Voici les règles à suivre concernant le transfert manuel de documents dans le module de numérisation d’Omnimed afin d'éviter de surcharger les serveurs de numérisation pour tous les utilisateurs. En cas de non respect de ces règles, votre accès à la numérisation sera révoqué.
- Taille maximale par document : Chaque document PDF doit avoir une taille inférieure à 1000 kb (ou 1 mo).
- Nombre maximal de documents en traitement sur le serveur : Vous ne devez pas transférer plus de 10 documents à la fois, ce qui veut dire que vous ne pouvez pas avoir, sur le serveur SFTP d’Omnimed, plus de 10 000 ko (ou 10 mo) de documents en attente de traitement. Vous devez attendre que les 10 documents soient apparus dans le module de numérisation avant d’en ajouter.
- Nombre maximal de pages dans le module de numérisation : Le module de numérisation ne doit pas contenir plus de 100 pages totalisant l’ensemble de tous les documents. Par exemple, un document de 10 pages ne compte pas pour une seule page, mais bien 10 pages. Vous devez donc classer vos documents au fur et à mesure, car le module de numérisation n'est pas conçu pour archiver vos documents. Seul le classement des documents dans le module de numérisation permet leur ajout dans les dossiers patients associés.
Étapes à suivre pour l'ajout manuel d'un document PDF à la numérisation
Voici la façon de faire pour ajouter manuellement un PDF dans le module de numérisation :
- S'assurer que le fichier en question est en format PDF et ne doit pas être de type PDF 2.0 mais bien les versions antérieures à 2.0.
- Réviser le titre du fichier : le nom ne doit contenir ni parenthèse, ni espace, ni accent, ni apostrophe (les tirets et barres de soulignement sont acceptés) et ne doit pas être trop long. De plus, les noms des fichiers doivent en tout temps être uniques.
- Vérifier la taille du document PDF afin de respecter les trois règles entourant le transfert manuel des documents PDF (voir ci-dessus). En cas de non respect de ces règles, votre accès à la numérisation pourrait être révoqué.
- Déplacer manuellement le document PDF dans le chemin d'accès est le suivant : c:\scans\PDF-XXXXXX (où XXXXXX représente l'identifiant Omnimed de numérisation). Il s'agit du même endroit où le logiciel ScandAll Pro dépose les fichiers PDF lors de la numérisation.
- Les documents seront transférés automatiquement dans la Liste des documents numérisés du module de numérisation. Il ne vous reste plus qu’à préciser les informations de l’indexation et à classer ces documents dans le dossier du patient.