Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?
Les renseignements personnels, selon le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, « sont les données qui concernent un "individu identifiable". Il s'agit de renseignements qui, seuls ou jumelés à d'autres données, permettent de vous identifier en tant qu'individu. » En tant qu'organisme public, vous vous devez, selon l'Article 65 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, d'informer vos patients de l'utilisation que vous ferez de leurs renseignements personnels.
Quelle est ma responsabilité concernant la collecte des renseignements personnels?
À partir du moment où vous recueillez des renseignements qui permettent d'identifier l'individu, vous êtes tenu d'informer adéquatement la personne concernée avant qu'elle vous fournisse les renseignements personnels attendus.
Le nom et prénom d'un individu ne permettent pas l'identification officielle, mais à compter du moment où vous demandez le nom de la personne combiné à une autre information personnelle, c'est-à-dire son adresse ou son numéro d'assurance maladie (NAM), entre autres, vous devez faire preuve de transparence à son égard en lui communiquant les raisons de la collecte et les traitements accordés aux informations demandées.
Quelles sont mes obligations envers l'individu par rapport à ses renseignements personnels?
Toujours selon l'Article 65 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, l'individu qui fournit des renseignements personnels doit être en mesure de connaître l'identité de la personne qui les recueille. Ainsi, vous devez vous nommer et informer l'individu des aspects suivants lors de la première collecte de renseignements et par la suite sur demande :
- le nom et l'adresse de l'organisme public au nom de qui la collecte est faite;
- les fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli;
- les catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
- le caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
- les conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d'un refus de répondre à la demande;
- les droits d'accès et de rectification prévus par la loi.
Considérant qu'Omnimed se préoccupe du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels des patients pour qui les informations sont consignées dans son dossier médical électronique (DME), nous vous invitons à communiquer avec nous pour toutes questions ou clarifications sur vos responsabilités en regard de la collecte de renseignements personnels.