Nous avons mis à votre disposition trois rapports qui vous permettent d'auditer les accès aux dossiers à trois niveaux : par patient, par utilisateur et par clinique. Vous trouverez ci-dessous une description de chacun de ces rapports.
- Liste des consultations et consentement pour un patient
- Liste des dossiers consultés par un utilisateur
- Liste des accès suspicieux par clinique
Pour accéder aux rapports, voici les étapes à suivre : Générer un rapport
⚠️ Règles d'accès à l'information
- Les rapports ci-dessous fournissent les consultations et consentements des utilisateurs avec lequel vous échangez un mandat actif (mandat reçu ou mandat émis) pour la durée du mandat.
- Seuls les consultations et consentements en provenance de l'établissement de connexion duquel est généré le rapport sont affichées dans le rapport.
- Le détenteur du compte administrateur peut visualiser les consultations et consentements de l'ensemble des utilisateurs détenant un mandat dans son établissement de connexion.
Rapport Liste des consultations et consentement pour un patient
Objectif - Dresser l'historique des prises de consentement ponctuel et des consultations pour un dossier patient spécifique.
Champ d'application - Préalablement saisir un numéro de dossier à huit chiffres. Si votre numéro est composé de trois chiffres, alors complétez le nécessaire en ajoutant autant de 0 que nécessaire avant le numéro (exemple : 348 devient 00000348).
Intervalle de temps - Le rapport génère toutes les consultations et les prises de consentement en provenance des mandats actifs détenus en date du jour par la personne qui exécute le rapport.
Informations affichées au rapport
Voici les informations listées pour chaque patient :
- Informations générales du patient : numéro de dossier, prénom et nom, sexe, date de naissance et numéro d'assurance maladie (NAM).
- Historique des consentements ponctuels (utilisateurs ayant cliqué sur le bouton de consentement pour afficher tout le contenu du dossier) :
- Nom et identifiant Omnimed de l'utilisateur qui a reçu le consentement ponctuel du patient.
- Nom de la personne au nom de qui est pris le consentement ponctuel.
- Date et heure (format 24 h) de la prise de consentement.
- Si la page est blanche, c'est qu'il n'y a eu aucun consentement ponctuel de pris.
- Prendre note que les consentements de type GMF ne sont pas listés.
- Historique des consultations (utilisateurs ayant accédé au dossier du patient) :
- Si la colonne Créée par est vide, alors c'est l'utilisateur de la deuxième colonne qui a consulté ou posé une action dans le dossier en son nom.
- Si la colonne Créées par et Au nom de affichent des noms, alors c'est l'utilisateur de la colonne Créées par qui a consulté ou posé une action dans le dossier au nom de l'utilisateur de la colonne Au nom de.
- La date et l'heure (format 24 h) de la consultation du dossier. Si le dossier est accédé à 8 h 01 et qu'une action est enregistrée à 8 h 15, alors la mention 8 h 01 sera vue sur le rapport.
- La raison de la consultation* (titre de la note clinique rédigée lors de la consultation). Si le champ est vide, soit il n'y a pas de titre ou aucune note n'a été rédigée.
- Le type de note clinique (Type contact) : visite en clinique, appel téléphonique ou mise à jour. Si le champ est vide, alors le type n'est pas spécifié dans la note clinique.
Rapport Liste des dossiers consultés par un utilisateur
Objectif - Dresser la liste des dossiers patients visualisés et des ajouts d'entités cliniques (ex. notes cliniques, médication, habitudes de vie) pour un utilisateur donné dans votre établissement.
Champ d'application - Préalablement sélectionner un utilisateur. Il est uniquement possible de générer le rapport pour les utilisateurs des établissements auxquels a accès la personne qui exécute le rapport.
Intervalle de temps - Le rapport génère tous les dossiers consultés par cet utilisateur pour la période du mandat qui lie l'utilisateur à la personne qui a exécuté le rapport.
Informations affichées au rapport
Pour chaque dossier consulté, voici les informations listées :
- Le numéro de dossier du patient, son nom et prénom, son numéro d'assurance maladie (NAM), sa date de naissance, son sexe.
- La date d'accès au dossier.
- La raison de la consultation* (titre de la note clinique rédigée lors de la consultation). Si le champ est vide, soit il n'y a pas de titre ou aucune note n'a été rédigée.
- La prise de consentement - Si un consentement a été pris par l'utilisateur, un X est présent dans la colonne Consentement. Si le champ est vide, alors aucun consentement n'a été pris.
⚠️ Le champ Raison de consultation vide indique l'absence de note clinique, c'est-à-dire une visualisation ou un ajout dans les modules du sommaire. Pour valider cette information pour une date spécifique, se rendre dans le dossier du patient, cliquer sur l’œil barré en haut à droite de Liste des notes cliniques et se rendre à la date concernée. Ouvrir la note pour voir la section Contenu de la note journalisant les actions posées à partir de cette note. Il est également possible de consulter l'historique de la note clinique à partir du mode Visualisation de la note clinique.
Liste des accès suspicieux par clinique
Objectif - Dresser la liste des accès suspicieux aux dossiers par les utilisateurs de votre établissement. Plus spécifiquement, le rapport identifie les cas où un utilisateur a accédé :
-
à son propre dossier;
-
au dossier d’un collègue;
-
au dossier d’un patient avec le même nom de famille;
-
à un dossier avec prise de consentement sans écriture au dossier (c.-à-d. pas de note clinique, pas de tâche, pas de prescription, pas de résultat, etc.)
Champ d'application - Le rapport affiche tous les utilisateurs ayant donné ou reçu un mandat dans l'établissement pour la période de temps sélectionnée.
Intervalle de temps - Préalablement sélectionner un intervalle de temps. Le rapport génère tous les dossiers consultés répondant aux critères ci-dessus par les utilisateurs de la clinique pour la période sélectionnée.
Informations affichées au rapport
Pour chaque dossier consulté, voici les informations listées :
-
Intervalle de temps appliqué au rapport;
-
Nom de l’établissement;
-
Nom et identifiant Omnimed des utilisateurs visés;
-
Numéro de dossier du patient;
-
Nom du patient;
-
Date de naissance du patient;
-
Date de prise du consentement (si applicable);
-
Date d’accès au dossier par l'utilisateur;
-
Raison de la suspicion.
