Planifier un rapport



Certains rapports sont trop volumineux pour être générés directement à partir du module Rapports. Il faut alors les planifier afin de les recevoir, au format de notre choix, par courriel. Pour une vidéo montrant les étapes pour planifier un rapport, cliquez ici.

Voici les étapes à suivre :

  1. Accéder au module de génération de rapports. Les étapes se trouvent dans l'article suivant : Générer un rapport.
  2. Cliquer sur l'onglet Bibliothèque pour visualiser tous les rapports (il est possible de rechercher le rapport en question par mot-clé avec la barre de recherche).
  3. Faire un clic droit sur le rapport de votre choix.
  4. Cliquer sur Planifier. Une nouvelle vue Travaux planifiés s'ouvre.
  5. Deux options sont possibles, soit créer une planification, soit exécuter maintenant. Une planification permet de déterminer une date, une heure et une récurrence précise alors que l'exécution immédiate permet de le recevoir dès que le rapport est généré.
  6. Pour planifierquatre onglets sont disponibles à modifier. Le premier, appelé Planification, permet de déterminer les moments de l'acheminement du rapport. Vous pouvez choisir la date et l'heure de début ainsi que si vous désirez une récurrence. Cet onglet ne sera pas disponible en exécution immédiate, mais il s'agit là de la seule différence entre la planification et l'exécution immédiate.
  7. Le prochain onglet est Paramètres. Si certains paramètres doivent être choisis, vous devez aller dans cet onglet pour les modifier. Il est normal que l'onglet soit grisé si aucun paramètre ne peut être sélectionné.
  8. Le prochain onglet est Options de sortie. C'est à cet endroit que vous pouvez indiquer en quel format vous voulez recevoir le rapport, soit en PDF ou encore en Excel (XLSX). Vous pouvez également indiquer si vous voulez remplacer les fichiers ou garder des copies des fichiers précédents générés. Vous devez enfin choisir le référentiel de sortie. Il est impératif de choisir une sortie dans votre établissement. Sinon, vous ne pourrez enregistrer. Pour ce faire, cliquer sur Parcourir et choisir votre établissement, puis My documents.
  9. Le dernier onglet est Notifications. Remplir les champs de destinataire et objet pour recevoir le courriel. Vous pouvez inclure un message si désiré. Ne pas oublier de sélectionner l'envoi du rapport en pièce jointe et non de l'inclure comme référentiel dans le corps du message.
  10. Cliquer sur Enregistrer afin que la planification ou l'exécution prenne effet.