Certains rapports sont trop volumineux pour être générés directement à partir du module Rapports. En tentant de les extraire, vous obtiendrez un message d'erreur. Il s'agit d'un mécanisme de sécurité qui empêche une surcharge de notre base de données pouvant entraîner des lenteurs.
Il est donc essentiel de les planifier afin de les recevoir, au format de notre choix, par courriel.
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Étapes à suivre :
1. Accéder au module de génération de rapports. Les étapes se trouvent dans l'article suivant : Générer un rapport.2. Cliquer sur l'onglet Bibliothèque pour visualiser tous les rapports (il est possible de rechercher le rapport en question par mot-clé avec la barre de recherche).
3. Faire un clic droit sur le rapport de votre choix et cliquer sur Planifier. Une nouvelle vue Travaux planifiés s'ouvre.
4. Cliquer sur Créer une planification.
5. Dans le premier onglet, appelé Planification, choisir Immédiatement pour obtenir le rapport dès que son téléchargement est complété OU déterminer la date et l'heure de début de la planification ainsi que le type de récurrence si vous souhaitez obtenir le rapport de façon régulière. Si une récurrence est sélectionnée, une date de fin peut être déterminée.
Il existe deux types de récurrences :
- Simple : Permets de répéter l'envoi du rapport à tous les [X] jours/semaines.
- Calendaire : Permets de choisir une fréquence en fonction des mois de l'année et des jours de la semaine.
Exemples :
- Pour obtenir un rapport mensuellement à la même date, le type Calendaire doit être sélectionné avec l'option Chaque mois, puis le jour de la semaine auquel vous voulez obtenir le rapport, p. ex. 1 (pour le premier du mois).
- Pour obtenir un rapport chaque semaine les lundis et jeudis, le type Calendaire doit être sélectionné avec l'option Chaque mois, puis les jours Lun et Jeu. Plusieurs jours et mois peuvent être sélectionnés en enfonçant la touche CTRL sur le clavier.
6. Passer au prochain onglet afin de déterminer les paramètres à appliquer au rapport.
Il est normal que l'onglet soit grisé si aucun paramètre ne peut être sélectionné.
Trucs et astuces :
- En cliquant sur le calendrier pour sélectionner une date, vous vous assurez de respecter le bon format de date.
- En écrivant MONTH-1 dans le champ Date de début et Date de fin, vous obtiendrez les données correspondantes au mois passé seulement. La même chose peut être faite avec DAY-1 et YEAR-1.
** Ceci n'est pas possible pour tous les rapports.*** - Les options Tout | Aucun | Inverse peuvent être pratiques pour sélectionner plusieurs options, inverser votre sélection, etc.
7. L'onglet Options de sortie permet de choisir le type de fichiers du rapport et l'endroit où le rapport sera déposé sur nos serveurs.
- Le nom du fichier sera automatiquement rempli par le titre du rapport. Le nom du fichier ne peut pas contenir d'espace, virgule, point ou tous autres caractères spéciaux. Vous pourriez vouloir personnaliser le nom si, p. ex. vous planifiez le même rapport, mais avec des paramètres différents.
- La description est non-obligatoire. Elle apparaît à côté du titre dans la liste des rapports.
- Choisir le type de fichier souhaité (les plus fréquemment utilisés sont PDF ou Excel). Le format Excel vous permet de jouer avec les données par la suite, contrairement au fichier PDF.
- Vous pouvez également indiquer si vous voulez remplacer les fichiers ou garder des copies des fichiers précédemment générés. En choisissant l'option Remplacer, les rapports dont le titre est le même ayant été précédemment obtenus seront effacés et remplacés par la version la plus récente du rapport.
- Vous devez enfin choisir le référentiel de sortie qui correspond à l'endroit où le fichier est hébergé sur nos serveurs. Il est impératif de choisir une sortie dans votre établissement sinon, vous ne pourrez enregistrer le fichier. Pour ce faire, cliquez sur Parcourir et choisir votre établissement (en cliquant sur le + devant le nom de votre établissement, affiché au-dessus de Public), puis My documents et finalement Sélectionner.
⚠ Comme nous travaillons avec des données sensibles, assurez-vous de choisir l'option Inclure les rapports comme liens de référentiel dans le corps du message. Ainsi, un lien sera inclus dans le courriel. Afin de pouvoir télécharger le rapport, vous devrez vous connecter au DME.
9. Finalement, cliquer sur Enregistrer afin que la planification soit lancée. Un titre devra être ajouté. Ce titre est celui affiché dans la liste des planifications de l'établissement.