Politique de confidentialité

Omnimed est un développeur de logiciel qui offre un dossier médical électronique partageable et une plateforme de connectivité générique. Ces composantes majeures permettent de réunir, de façon transparente, les intervenants des différents établissements de la santé publics et privés par un guichet unique. Ils assurent l’interopérabilité entre les différents systèmes informatiques des établissements d’une région afin de favoriser le partage de l’information, en temps réel, entre les cliniciens autorisés dans le but de but de permettre une meilleure continuité des soins.

La présente politique de confidentialité définit les engagements d’Omnimed par rapport à la protection des renseignements confidentiels qui lui sont confiés par l’ensemble de ses clients qui font usage de son système de Dossier médical électronique.

Nature des renseignements confidentiels

Le système de Dossier médical électronique d’Omnimed conserve les informations nécessaires à la tenue d’un dossier médical. Plus spécifiquement, les dossiers contiennent des renseignements personnels permettant d’identifier et de contacter le patient (p. ex. nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro d’assurance maladie, adresse(s), numéro(s) de téléphone, adresse de courriel, etc.) ainsi que des renseignements cliniques (p. ex. notes de consultation, résultats de laboratoire, liste des problèmes et diagnostics, information sur la médication, etc.).

Le système conserve également les informations relatives aux opérations des cliniques clientes chez Omnimed notamment les informations sur les rendez-vous, les listes de rappel et de relance, les inscriptions auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ), les informations de facturation à la RAMQ, les configurations du système propre à chaque clinique, licences des utilisateurs, etc.

De plus, certains renseignements personnels au sujet des utilisateurs font partie des données utilisées par le système, notamment le nom, prénom, date de naissance, sexe, spécialité, numéro de licence, adresse courriel.

Utilisation et accès des renseignements confidentiels

• Omnimed s’engage à faire usage des renseignements confidentiels sous sa garde uniquement afin de permettre à ses clients de faire l’exploitation de son système de Dossier médical électronique.

• Omnimed s’engage à donner accès aux renseignements confidentiels sous sa garde uniquement par le biais de ses applications, lesquelles sont conçues pour assurer la protection des renseignements personnels en limitant leur accès selon des règles d’accès fondées sur le consentement du patient et les mandats entre professionnels.

• Omnimed s’engage à permettre l’accès aux renseignements personnels permettant l’identification d’un individu uniquement par l’entremise de ses applications, dans le but de faire la recherche du dossier unique d’un individu.

• Omnimed s’engage à développer toutes les applications destinées à ses utilisateurs pour y restreindre l’accès aux renseignements cliniques en conformité avec les règles de consentement entre médecin et patient ainsi que celles de mandat entre médecins, ou médecins et professionnels, ou entre médecins et membres du personnel de secrétariat.

Protection des renseignements confidentiels

• Omnimed s’engage, de même que ses employés, à respecter la plus stricte confidentialité en ce qui concerne les renseignements confidentiels sous sa garde. 

• Omnimed s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour assurer la protection physique et logique des renseignements confidentiels sous sa garde.

• Omnimed s’engage à protéger ceux-ci contre un éventuel bris matériel ou un éventuel sinistre dans ses installations.

• Omnimed s’engage à limiter l’utilisation de copies des renseignements confidentiels sous sa garde au besoin de protection contre les bris matériel ainsi que les sinistres mentionnés ci-dessus. 

• Omnimed s’engage à assurer le même niveau de protection pour chacune des copies des renseignements confidentiels sous sa garde.

• Omnimed s’engage à détruire l’ensemble des reseignements personnels ainsi que des copies de ceux-ci qui ne seraient plus nécessaires à la constitution du Dossier médical électronique offert aux clients d’Omnimed.

Journalisation des accès aux renseignements confidentiels

Omnimed s’engage à journaliser tous les accès aux renseignements confidentiels faits par les utilisateurs du Dossier médical électronique et à conserver ce journal d’accès. Ces journaux peuvent être consultés directement à partir de l’application du Dossier médical électronique ou encore ils peuvent être remis par Omnimed à une personne autorisée.

Partage des renseignements confidentiels avec des tiers

À la demande d’un de ses clients, Omnimed peut partager certains renseignements confidentiels reliés aux opérations de ce client avec une tierce partie offrant un service à ce client. Dans ce cas, la nature du partage de données sera clairement expliquée au client. Il revient au client d’avoir une entente contractuelle avec ladite tierce partie.

Respect des lois en vigueur

Omnimed s’engage à respecter les lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi.

Général

Omnimed s’engage à faire appliquer la présente politique dans ses opérations, le développement de ses applications ainsi que dans ses relations avec des tierces parties.

Omnimed s’engage à adapter la présente politique dans l’éventualité où elle ne serait pas conforme aux lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi.