Si votre clinique est encore configurée avec le RVSQ, cette fonctionnalité n'est pas disponible.
Afin d'accélérer le processus de prise de rendez-vous, il est possible de proposer un rendez-vous au patient par courriel ou SMS plutôt que d'avoir à le joindre par téléphone. Ce processus s'adapte bien, entre autres, aux listes d'attente et aux listes de relance, ainsi que pour combler des plages de disponibilité avec vos patients inscrits qui sont dus pour un bilan de santé par exemple.
Envoyer une proposition de rendez-vous au patient
À partir du module Rendez-vous :
- Suivre les étapes pour attribuer un rendez-vous.
- Valider les coordonnées et le(s) mode(s) de communication sélectionné(s). Apporter des modifications au besoin.
- Rédiger une note à l'attention du patient (optionnel) et ajouter une raison de consultation si désiré (en l'absence d'une raison de consultation, le nom de l'activité liée au rendez-vous sera affichée).
- Cliquer sur le bouton Proposer.
⚠️ Si la transmission associée au mode de communication sélectionné échoue (ex. adresse courriel erronée, numéro de cellulaire hors service), la proposition de rendez-vous sera automatiquement annulé et obtiendra le statut "À réassigner".
Suivre le statut d'une proposition de rendez-vous
Proposition de rendez-vous en attente
L'icône de l'avion en papier apparaît à la gauche d'un rendez-vous proposé afin d'indiquer qu'une proposition de rendez-vous est en attente.
Gestion des propositions de rendez-vous en attente
La proposition de rendez-vous en attente de confirmation n'a pas de délai d'expiration, c'est-à-dire qu'elle reste en attente jusqu'à ce que le patient accepte le rendez-vous ou que la proposition soit annulée. Cette modalité de prise de rendez-vous ne se prête donc pas à la gestion du sans rendez-vous ou tout autre rendez-vous à court terme.
Nous vous recommandons de définir un processus de révision des propositions de rendez-vous en attente afin de contacter par téléphone les patients qui n'ont pas répondu à la proposition après un certain délai.
Proposition de rendez-vous acceptée
Processus du côté du patient
Pour accepter un rendez-vous, le patient doit cliquer sur le bouton Accepter.
Pour accepter vous-mêmes la proposition de rendez-vous en attente à partir du module Rendez-vous :
- Cliquer sur le rendez-vous proposé pour accéder à la fenêtre de détails du rendez-vous.
- Cliquer sur le bouton Accepter le rendez-vous.
Une fois la proposition acceptée, l'icône de l'avion en papier disparaît et le rendez-vous est officiellement attribué.
Proposition de rendez-vous annulée
Processus du côté du patient
Pour annuler le rendez-vous qui lui a été proposé, le patient doit contacter la clinique par téléphone au numéro qui lui est indiqué dans la proposition de rendez-vous. Le refus d'un rendez-vous n'est pas automatisé à ce jour.
Pour annuler la proposition de rendez-vous en attente :
- Cliquer sur le rendez-vous proposé pour accéder à la fenêtre de détails du rendez-vous.
- Cliquer sur le bouton Annuler le rendez-vous.
- Confirmer l'annulation dans la fenêtre qui apparaît. Un avis d'annulation est envoyé au patient si la case Envoyer une avis d'annulation au patient est cochée.
