Proposer un rendez-vous par courriel ou SMS

Si votre clinique est encore configurée avec le RVSQ, cette fonctionnalité n'est pas disponible.

Afin d'accélérer le processus de prise de rendez-vous dans le cadre de listes d'attente et de relance, il est possible de proposer un rendez-vous au patient par courriel ou SMS plutôt que d'avoir à le joindre par téléphone. 

Envoyer une proposition de rendez-vous au patient

À partir du module Rendez-vous :

  1. Suivre les étapes pour attribuer un rendez-vous.
  2. Valider les coordonnées et le(s) mode(s) de communication sélectionné(s). Apporter des modifications au besoin.
  3. Rédiger une note à l'attention du patient (optionnel) et ajouter une raison de consultation si désiré (en l'absence d'une raison de consultation, le nom de l'activité liée au rendez-vous sera affichée).
  4. Cliquer sur le bouton Proposer.

Suivre le statut d'une proposition de rendez-vous

Proposition de rendez-vous en attente

L'icône de l'avion en papier apparaît à la gauche d'un rendez-vous proposé afin d'indiquer qu'une proposition de rendez-vous est en attente.

Gestion des propositions de rendez-vous en attente


La proposition de rendez-vous en attente de confirmation n'a pas de délai d'expiration, c'est-à-dire qu'elle reste en attente jusqu'à ce que le patient accepte le rendez-vous ou que la proposition soit annulée. Cette modalité de prise de rendez-vous ne se prête donc pas à la gestion du sans rendez-vous ou tout autre rendez-vous à court terme.

Nous vous recommandons de définir un processus de révision des propositions de rendez-vous en attente afin de contacter par téléphone les patients qui n'ont pas répondu à la proposition après un certain délai.

Proposition de rendez-vous acceptée par le patient.

Processus du côté du patient
Pour accepter un rendez-vous, le patient doit cliquer sur le bouton Accepter.


Pour accepter vous-mêmes la proposition de rendez-vous en attente à partir du module Rendez-vous :

  1. Cliquer sur le rendez-vous proposé pour accéder à la fenêtre de détails du rendez-vous.
  2. Cliquer sur le bouton Accepter le rendez-vous.

Une fois la proposition acceptée, l'icône de l'avion en papier disparaît et le rendez-vous est officiellement attribué.

 

Aucune communication n'est transmise au patient si le rendez-vous est modifié ou annulé une fois la proposition acceptée par ce dernier. Nous travaillons actuellement sur un avis de modification et d'annulation.

Proposition de rendez-vous annulée

Processus du côté du patient

Pour annuler le rendez-vous qui lui a été proposé, le patient doit contacter la clinique par téléphone au numéro qui lui est indiqué dans la proposition de rendez-vous. Le refus d'un rendez-vous n'est pas automatisé à ce jour.

Pour annuler la proposition de rendez-vous en attente :

  1. Cliquer sur le rendez-vous proposé pour accéder à la fenêtre de détails du rendez-vous.
  2. Cliquer sur le bouton Annuler le rendez-vous.
  3. Confirmer l'annulation dans la fenêtre qui apparaît.

 

⚠️ L'annulation d'un rendez-vous proposé n'envoie pas de communication au patient. Si le patient accepte ensuite le rendez-vous à partir de la communication qui lui avait préalablement été envoyée, il est redirigé vers une page avec la mention « Le rendez-vous a été annulé ».