Attribuer un rendez-vous



Le module Rendez-vous permet de gérer à l'agenda deux types de réservations :

  1. Les rendez-vous - toute réservation associée à une plage horaire.
  2. Les événements - toute réservation n'étant pas associée à une plage horaire, comme un appel téléphonique, un dîner-conférence, une rencontre entre les intervenants de la clinique, etc.
Cet article vous explique comment :

    Réserver un rendez-vous ou un événement

    Il est possible d'attribuer un rendez-vous ou un événement à un patient de deux façons :

    1. À partir du module Rendez-vous, avec le mode Afficher l'horaire détaillé ou le mode Rechercher des disponibilités.
    2. À partir du Centre administratif du patient, en cliquant sur l'icône du calendrier en haut à droite, qui mène au module Rendez-vous et permet d'éviter d'avoir à rechercher le patient une fois dans le module rendez-vous.

    1. À partir du module Rendez-vous

    Lorsqu'un rendez-vous est réservé à partir d'une plage de disponibilité dont l'activité est préconfigurée, le type d'activité, la durée et le type de rendez-vous seront déjà associés par défaut au rendez-vous. Il est possible d'en changer des éléments.

    1. Sélectionner l’agenda désiré. Par défaut, votre propre agenda est sélectionné.
    2. Sélectionner la disponibilité désirée. Vous pouvez passer soit par le mode Afficher l'horaire détaillé et cliquer directement sur une disponibilité ou encore, passer par le mode Rechercher les disponibilités et cliquer sur une disponibilité de la liste. L'avantage du mode Rechercher les disponibilités est de vous amener directement à la prochaine journée où il y a des disponibilités sans avoir vous-même à rechercher dans le calendrier.
    3. Compléter les informations dans la fenêtre d’ajout d’événement ou de rendez-vous qui apparaît. À partir de ce menu, vous pouvez :
      • Modifier l’activité associée au rendez-vous ⚠️ La sélection d'une activité est obligatoire afin de pouvoir envoyer des communications de rendez-vous.
      • Modifier l’heure de fin du rendez-vous
      • Modifier le type de rendez-vous (présentiel, virtuel, à domicile, téléphonique ou autre) au besoin
      • Rechercher et associer un patient au rendez-vous
      • Sélectionner le(s) mode(s) de communication à utiliser pour l'envoi des communications automatisées de rendez-vous au patient (le mode de communication sera retenu pour la prochaine fois)
      • Pour les rendez-vous de type Autre, ajouter ou modifier les instructions pour le rendez-vous. Ces instructions seront affichées dans les communications de rendez-vous transmises au patient.

        * À noter que les instructions ne doivent contenir aucun contenu sensible puisque la communication ne fait pas l'objet d'une double authentification.
      • Ajouter une note à l'attention du patient (optionnel). Cette note sera affichée dans les communications de rendez-vous transmises au patient. À noter que cette note ne doit contenir aucun contenu sensible puisque la communication ne fait pas l'objet d'une double authentification.
      • Documenter la raison de consultation (optionnel). Cette information sera affichée dans les communications au patient et à l'agenda. En l'absence d'une raison de consultation, l'activité sera affichée par défaut à l'agenda, mais n'est pas affichée dans les communications au patient.
      • Ajouter une description (optionnel)
      • Sélectionner les communications automatisées (avis de réservation, rappel de rendez-vous) à envoyer au patient.

        Lorsque la fenêtre de planification est affichée, la disponibilité sélectionnée est « verrouillée ». Le verrou est un mécanisme qui permet, en temps réel, d'indiquer aux autres utilisateurs qu’une disponibilité est en train d’être réservée afin d’éviter une surréservation. Une disponibilité verrouillée est grisée et affiche le statut Verrouillée précédé de l'icône de cadenas, peu importe la vue ou le mode dans lequel se trouve un utilisateur.
        Le verrou expire après un délai de 5 minutes afin d'éviter qu'une plage reste verrouillée sur une longue période par inadvertance.
        • Une fois que vous avez saisi les informations nécessaires, cliquer sur le bouton Réserver afin de sauvegarder le rendez-vous dans l’agenda sélectionné. 

        2. À partir du Centre administratif

        1. À la réception du patient, valider ses informations.
        2. Dans la section Rendez-vous, voir la date de ses prochains rendez-vous (cliquez ici pour Consulter les rendez-vous d'un patient). 
        3. Attribuer un rendez-vous en cliquant sur l'icône de calendrier qui apparaît en haut à droite du Centre administratif.

          En cliquant sur cette icône, vous serez redirigé au mode Rechercher les disponibilités dans le module Rendez-vous. Votre patient sera déjà sélectionné, il faudra tout simplement cliquer sur la disponibilité désirée.

        Réserver un rendez-vous avec des coordonnées provisoires

        Dans le cas où la personne à qui vous souhaitez attribuer un rendez-vous ne possède pas de dossier dans Omnimed, vous avez l’option d’ajouter des coordonnées provisoires afin de réserver un rendez-vous. Ceci répond à un besoin des cliniques sans rendez-vous qui doivent gérer de nombreuses inscriptions dans un court laps de temps lors de l’ouverture de leurs portes.

        1. Pour ce faire, cherchez votre patient dans la barre de recherche, puis rendez-vous au bas des résultats si vous ne trouvez pas votre patient.
        2. Cliquez sur Ajouter des coordonnées provisoires. Ceci vous permettra de rapidement réserver la période de disponibilité pour ne pas qu'elle soit attribuée à un autre patient.

          1. Le patient avec des coordonnées provisoires est représenté par l'icône patient vide, plutôt que l'icône patient habituelle, coloré, dans le calendrier.

        3. Dans un deuxième temp, soit après avoir réservé la plage horaire, soit au moment où le patient se présentera à la clinique, vous pourrez créer un dossier au patient.
        4. Finalement, vous pourrez entrer en modification du rendez-vous une fois le dossier patient créé, puis pourrez retirer les coordonnées provisoires et ajouter le patient.

         

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