La transmission par fax est journalisée au bas de la note clinique. Le module Transmissions permet en complément de réviser le statut de tous les fax envoyés.
Confirmer l'envoi à partir de la note clinique
Chaque fax envoyé à partir du dossier patient crée une journalisation au bas de la note clinique dans la Contenu de la note , avec la mention « Envoi de document (par fax) ».
La journalisation atteste des informations suivantes :
- Statut actuel : documente le statut de l'envoi ex. « en cours », « complété », « en attente » ou encore « en échec ». Le statut est mis à jour en temps réel à même la note clinique.
- Type de document : documente le type de document envoyé, ex. « note clinique », « outil clinique », « prescription », « Requête SAFIR ».
- Destinataire : Nom et numéro de fax du destinataire.
Gestion des fax en échec via les tâches
Retransmission automatique des fax en échec
Un statut « En échec » signifie que les six tentatives d'envoi du fax ont échouées à quatre reprises. La journalisation au bas de la note permet donc de connaître le statut réel du premier envoi incluant les six tentatives.
Création d'une tâche lorsque la retransmission automatique des fax échoue
Lorsqu'un fax reste en « En échec » après les quatre reprises de l'envoi, une tâche est automatiquement créée au dossier du patient et assignée à l'utilisateur à l'origine de la transmission. À noter que la tâche de renvoie du fax est assignée à ce dernier plutôt qu'au personnel administratif considérant qu'il est le seul à pouvoir faire usage de sa signature électronique/numérisée.
Confirmer l'envoi à partir du module Transmissions
Vous pouvez également aller dans le module Transmissions, présent dans le menu de navigation principal d'Omnimed (menu de gauche) afin d'avoir une vue plus globale des transmissions par fax faites par votre clinique. Ce module permet de consulter l'état de toutes formes de transmission, incluant les faxs, de suspendre la transmission, imprimer le document transmis et retransmettre au besoin.
Consulter l'article Consulter l'état des transmissions et retransmettre un document pour en savoir davantage.