Confirmer l'envoi des fax



La transmission par fax est journalisée au bas de la note clinique. Le module de révision SRFax permet en complément de réviser le statut de tous les fax envoyés.

Confirmer l'envoi à partir de la note clinique

Chaque fax envoyé à partir du dossier patient crée une journalisation au bas de la note clinique dans la Contenu de la note , avec la mention « Envoi de document (par fax) ».

La journalisation atteste des informations suivantes :

  • Statut actuel : documente le statut de l'envoi ex. « en cours », « complété », « en attente » ou encore « en échec ». Le statut est mis à jour en temps réel à même la note clinique.
  • Type de document : documente le type de document envoyé, ex. « note clinique », « outil clinique », « prescription », « Requête SAFIR ».
  • Destinataire : Nom et numéro de fax du destinataire.

Gestion des fax en échec via les tâches

Retransmission automatique des fax en échec

Un statut « En échec » signifie que les six tentatives d'envoi du fax ont échouées à quatre reprises. La journalisation au bas de la note permet donc de connaître le statut réel du premier envoi incluant les six tentatives.

Création d'une tâche lorsque la retransmission automatique des fax échoue

Lorsqu'un fax reste en « En échec » après les quatre reprises de l'envoi, une tâche est automatiquement créée au dossier du patient et assignée à l'utilisateur à l'origine de la transmission. À noter que la tâche de renvoie du fax est assignée à ce dernier plutôt qu'au personnel administratif considérant qu'il est le seul à pouvoir faire usage de sa signature électronique/numérisée.

Confirmer l'envoi à partir du module SRFax

Il est aussi possible de confirmer l'envoi des fax à leur destinataire via le module SRFax. La révision des fax envoyés via le module SRFax est optionnelle si les professionnels révisent leurs tâches pour fax en échec via le module Tâches.

⚠️ Une personne par établissement devrait avoir accès à ce module externe. Veuillez vous référer à votre gestionnaire pour connaître l'identité de cette personne ou pour nous aviser le cas échéant. L'accès doit être demandé via ce formulaire.

  1. Si vous détenez les droits pour le compte administrateur dans Omnimed, cliquez sur le module Gestion des fax dans le menu de navigation de gauche. 


    ⚠️ Si vous ne voyez pas ce module,
    c'est que vous n'avez pas les droits pour le compte administrateur dans Omnimed. Veuillez donc accéder directement à la page de connexion de SRFaxNous vous suggérons de vous créer un raccourci pour que les prochaines connexions soient rapides.
  2. Se connecter à SRFax avec l'identifiant et le mot de passe qui vous ont été remis (une personne par établissement - voir votre gestionnaire au besoin). 
  3. Pour accéder à la section Révision des fax, à partir du menu de gauche, cliquer sur FAXES puis sur FAXES SENT.
  4. Consulter la colonne Status pour visualiser l'état des fax envoyés. Le statut Sent indique que le document a été envoyé avec succès et le statut Failed indique un échec d'envoi. À noter que l'envoi du fax est en échec après 6 tentatives d'envoi.


    ℹ️ Motifs expliquant l'échec d'un fax :
    • Ligne occupée à répétition
    • Mauvais numéro de fax
    • Absence d'un fax fonctionnel à l'autre bout de la ligne
    • Interruption de transmission à répétition
    * Il faut noter qu'en ce temps de crise, le réseau de télécommunication est très sollicité ce qui peut nuire au bon fonctionnement des systèmes de fax.
  5. La colonne Options présente les actions disponibles sur chaque document :
  • Cliquer sur l'icône de l’œil pour visualiser le document.
  • Cliquer sur l'icône de point d'interrogation pour afficher les détails de la transmission.
  • Cliquer sur le troisième icône pour refaxer le document.
    • Lorsqu'un document est refaxé, la ligne sur laquelle le statut Failed s'affichera demeure. Une nouvelle ligne avec le statut Sent s'affichera. Il est possible de supprimer l'envoi en échec par la suite.
  • Cliquer sur l'icône de la flèche pour faxer le document à un autre destinataire.

⚠️ À noter que la retransmission des fax via le module SRFax ne crée aucune journalisation dans le DME comme c'est le cas avec les transmissions réalisées directement à partir du dossier patient.