Les étiquettes code barres permettent l'indexation automatique des champs d'identification des documents numérisés dans le module de numérisation. Les documents doivent ensuite être classés dans le module de numérisation pour que le document soit transféré au dossier.
Les étiquettes code barres peuvent être générées à partir du Centre administratif : Imprimer un code à barres.
Voici les étapes à suivre pour que les étiquettes code à barres soient détectées sur les documents à numériser :
- Activez la détection des codes barres.
- Une étiquette code à barres doit être apposée sur la première page de chaque document à numériser (ces derniers peuvent contenir plusieurs pages). S’il n’y a pas d’étiquette code à barres sur un document, vous devrez toujours associer manuellement au document l'information d’indexation.
- Conservez toujours une zone de dégagement autour de l'endroit où est collée une étiquette. Une étiquette est détectée plus facilement si elle est collée en position horizontale. Il existe un jeu de position pouvant aller jusqu'à plus ou moins 30 degrés, mais au-delà de cet angle, l'étiquette n'est pas détectée.
- Une étiquette de médecin sera détectée peu importe si elle est placée avant ou après l'étiquette de patient. Si la numérisation recto-verso est sélectionnée, apposez l’étiquette médecin au verso du document.
- Évitez de mettre deux étiquettes patient différentes sur une même page. La détection des codes barres peut associer un document numérisé à un seul dossier patient. L'ajout d'une deuxième étiquette aurait pour effet de prioriser l'une ou l'autre encourant le risque d'associer le document au mauvais patient.
⚠️ Si le code à barres n'est pas détecté, vous devez inscrire manuellement l'information relative à son indexation.
ℹ️ Classement des documents numérisés avec code à barres
Une fois les documents importés dans le module de numérisation et indexés, ils doivent être classés pour être transférés aux dossiers des patients. Cette étape de révision est nécessaire pour s'assurer que le code à barres est bien reconnu et que le document est envoyé dans le bon dossier avec l'identification adéquate.