Le partage d'information est le fondement de notre dossier médical électronique (DME). Dans cet article, nous vous présentons les notions qui soutiennent le dossier partagé.
Pourquoi un dossier partagé?
La valeur d’un réseau de personnes croît de façon exponentielle selon le nombre de ses utilisateurs. De plus, le travail d’équipe, la collaboration et l’informatisation font partie des meilleures pratiques pour améliorer les soins. Au Québec, les continuums de soins et de services, les GMF, le Programme québécois d'adoption du dossier médical électronique (PQADME), les suivis systématiques et le travail interdisciplinaire en sont des exemples.
Chez Omnimed, nous croyons fermement que l'amélioration des soins repose sur l’utilisation des meilleures pratiques cliniques basées sur des données probantes. Ces meilleures pratiques sont soutenues par l’utilisation de notre DME intégrateur. Ainsi, le dossier d’un patient dans notre DME est partageable entre les professionnels de la santé, peu importe leur lieu de pratique.
Pour un patient donné, cette approche permet de récupérer l’information qui serait autrement dispersée dans de multiples dossiers. Les décisions cliniques sont ainsi plus pertinentes, éclairées et efficaces. C’est pourquoi chaque patient dispose d’un seul dossier. Cependant, il est primordial que la confidentialité des informations personnelles soit respectée, en s’appuyant sur la relation professionnelle entre l’intervenant et le patient.
La confidentialité du dossier partagé
La notion de partage de l'information, dans notre application, repose sur des règles d’accès à l’information simples :
- Le professionnel a accès, en tout temps, à l’information dont il est l’auteur.
- Le professionnel peut donner accès à toute l’information dont il est l’auteur à un autre professionnel, par l’entremise d’un mandat.
- Le médecin de famille a accès à toutes les données des patients qui sont inscrits avec lui à la RAMQ.
- Le professionnel peut obtenir l’accès à l’ensemble du dossier d’un patient d’une façon ponctuelle (par l’entremise du bouton dédié à cet effet dans le dossier), à condition qu’il ait obtenu le consentement explicite de celui-ci. Ce consentement est l’équivalent d’un accès d’urgence au dossier du patient.
La confidentialité des informations présente dans notre DME repose sur des mécanismes reconnus, dont un système de gestion du consentement de l’utilisateur qui respecte les règles énoncées ci-haut, des mandats entre les intervenants ainsi qu’un système conservant une trace de l’ensemble des actions portées au dossier. Ces mécanismes sont conformes aux lois ainsi qu’aux règlements québécois et canadiens concernant la protection des renseignements personnels.
L’ensemble des actions effectuées dans un dossier est conservé, pour des fins d’audit. Étant donné les enjeux légaux inhérents au dossier patient, nous nous sommes assurés d’obtenir l’homologation[1] du ministère de la Santé et des Services sociaux qui « se compose de plusieurs étapes de certification et couvre notamment les aspects légaux, fonctionnels, technologiques et interopérabilité »[2]. Nous avons également consulté le Collège des médecins du Québec à ce sujet.
Accès au contenu du dossier par consentement
Le principe de la confidentialité du dossier est encadré par deux types de consentement du patient qui permettent au professionnel d'accéder à l'intégralité de son dossier : le consentement de type ponctuel (rétrospectif) et le consentement lié à une inscription comme médecin de famille (rétrospectif + prospectif). Consultez l'article suivant pour en savoir davantage : Accéder au contenu du dossier patient avec son consentement
Chaque prise de consentement ponctuel est journalisée dans notre base de donnée pour fins d'audit. Il est ainsi possible de savoir en tout temps qui a accédé au contenu d'un dossier patient.
Journalisation des actions
La journalisation des actions vous aidera à suivre toutes les actions qui ont été portées au dossier d’un patient, autant par vous que par tous ceux dont vous avez le mandat. Notre système de journalisation des actions est déjà intégré dans le DME. En effet, toute action est automatiquement enregistrée dans notre système. La majeure partie de ces actions sont visibles à même le dossier des patients : Contenu de la note clinique.
Nous avons mis à votre disposition deux rapports qui vous permettent d'obtenir la liste des consultations et des consentements pour un patient, ainsi que la liste des dossiers consultés par un utilisateur. Vous trouverez dans l'article suivant une description de chacun de ces rapports : Consultations des dossiers et prises de consentement.
Champ confidentiel
Que ce soit à la demande d’un patient ou par jugement professionnel, le médecin peut décider qu’une information doit demeurer entre lui et son patient. Afin de répondre à ce besoin et de respecter le lien de confiance entre le professionnel et le patient, nous avons créé un champ confidentiel rattaché à la note clinique. Ce champ permet de saisir de l’information accessible seulement par son auteur. Ce champ doit cependant être utilisé avec prudence afin de respecter le partage de l’information. Nous vous invitons à lire l’article sur le champ confidentiel afin d’en apprendre davantage sur le sujet.
Références
[1] Ministère de la Santé et des Services sociaux, Bureau de certification et d’homologation, Produits et services technologiques certifiés « Dossiers médicaux électroniques (DMÉ) », mai 2020, en ligne.
[2] Ministère de la Santé et des Services sociaux, Certification et homologation, Homologation, en ligne.
[3] Régie de l’assurance maladie du Québec, Formulaire Inscription auprès d’un médecin de famille, consulté le 28 mai 2020, en ligne.