La fusion de dossiers patients expliquée



Il est possible de nous transmettre vos demandes de fusion, en cas de doublon de dossiers, directement à partir du Centre administratif du patient, ou via un formulaire, selon certaines conditions préétablies. L’article suivant présente tous les détails du fonctionnement de la fusion de dossiers patients.

 

Puisque le dossier médical électronique d'Omnimed repose sur le concept de base de données partagée, les demandes de fusion ne peuvent être prises à la légère. Assurez-vous en tout temps d'avoir fait les validations nécessaires (à la fois au niveau des données administratives que des données cliniques (voir la liste des notes, accéder au module Médication et Résultats où des importations peuvent avoir été faites en provenance de partenaires) avant de faire une demande de fusion.

Types de fusion

Deux scénarios s’offrent à vous lorsque vous repérez des doublons dans la recherche Omnimed. Voici les conditions qui les départagent :

  • Fusion demandée à travers le DME
    Toutes les demandes de fusion impliquant seulement deux dossiers patients qui n'impliquent pas deux noms, NAM ou dates de naissance différents doivent être transmises à même le DME. Seule la personne détenant les droits de fusion pour votre établissement peut demander ces fusions.

    ℹ️ Veuillez noter que toutes les demandes de fusion pouvant et devant être formulées dans le DME ne peuvent être traitées à partir du formulaire. Ainsi, elles ne seront pas traitées si le formulaire est utilisé.

  • Fusion par formulaire
    Toutes les demandes de fusion impliquant trois dossiers patients et plus, un changement de sexe, de NAM, de prénom et de nom ou des informations (prénom, nom, NAM ou date de naissance) qui diffèrent, doivent être transmises via le formulaire Demande de fusion de dossiers patients, sans quoi nous ne pourrons traiter la demande.

    Pour ce faire, cherchez le NAM qui est non valide sur le site de la RAMQ; un message comme quoi le NAM n'existe pas ou qu'il a été remplacé par un nouveau NAM s'affichera. Une capture d'écran de ce message ou une copie de la page devra être jointe au formulaire de demande pour que la fusion soit traitée.

⚠️ Afin de procéder à la fusion de deux dossiers qui contiennent des NAM valides différents, nous devons recevoir une preuve de changement de NAM. Seulement certains types de preuve sont valides : document officiel de la RAMQ confirmant le changement de NAM, copie de la communication écrit de la RAMQ au patient, photocopie de l'ancienne carte et de la nouvelle ou encore, nous transmettre une lettre d'autorisation attestant que vous avez validé les données aux dossiers, qu'il s'agit bien du même patient et que vous assumez les frais qui pourraient découler d'une erreur de fusion.

Accès à la fonctionnalité de fusion

La fusion à partir du DME n’est pas disponible pour tous les utilisateurs. En effet, ce processus implique la manipulation de données sensibles, soit les données cliniques des patients, ce qui comporte un risque que nous souhaitons limiter. Comme ce processus est simple, mais répétitif, nous avons jugé pertinent de rendre disponible cette fonctionnalité à un responsable qui saura s’approprier l’outil et gagner en efficacité au fil du temps.

⚠️ Si une demande de fusion est formulée et que les deux dossiers n’appartiennent pas au même patient pour une raison ou une autre (l’identité des patients n’a pas été validé, le patient sélectionné n’était pas le bon, etc.), votre droit de fusion vous sera retiré.

Vous ne savez pas qui est le responsable de la fusion dans votre établissement? Informez-vous auprès de votre gestionnaire.

Comment procéder à la fusion à partir du DME?

Si vous avez les droits de fusion, voici les étapes à suivre pour nous transmettre votre demande :

  1. Rechercher le dossier patient contenant l'information à conserver.
  2. Cliquer sur l'icône patient à gauche du nom du patient pour accéder au Centre administratif.
  3. Cliquer sur l’icône de fusion située en haut à droite composée de deux flèches se rejoignant.
  4. Rechercher le deuxième patient à fusionner, comme vous le feriez dans la barre de recherche principale.
  5. Cliquer sur le patient que vous désirez fusionner au premier.
  6. Valider les informations des deux dossiers.
  7. Cocher la case Je confirme qu'il s'agit d'un doublon de patient et que les deux dossiers doivent être fusionnés. Une fois cette case cochée, vous attestez que les deux dossiers sélectionnés appartiennent au même patient.
  8. Cliquer sur le bouton bleu Fusionner

ℹ️ Prendre note

  • Lors de la recherche du deuxième patient, vous verrez le même patient que celui dans lequel vous êtes : il s’agit d’un comportement normal. Si vous le sélectionnez par mégarde, vous aurez un message d’erreur vous indiquant qu’il a déjà été sélectionné. Il suffira de sélectionner l’autre dossier patient à fusionner.
  • Le patient dans lequel vous êtes est celui dont les informations de base seront conservées, soit le prénom, le nom, la date de naissance, le NAM ainsi que les renseignements de la section Informations administratives. Les autres informations du Centre administratif seront entièrement conservées (coordonnées, relations patients et rendez-vous). Ainsi, assurez-vous que vos informations administratives se trouvent dans le bon patient, celui à partir duquel la fusion est demandée.
  • Le numéro de dossier conservé sera celui à partir duquel la fusion sera effectuée.
  • Si des fiches patients provisoires figurent dans les relations patients, elles seront toutes conservées lors de la fusion. Ainsi, il sera nécessaire de les éditer, au besoin. Si des informations ne méritent pas d’être conservées à la suite de la fusion, vous pourrez les modifier à même le Centre administratif du patient.
  • Un message permanent sera affiché dans le Centre administratif lorsqu'une demande de fusion est en cours : Une demande de fusion est en cours de traitement pour ce patient. Il est déconseillé d'apporter quelconque modification au dossier pour le moment. Nous vous invitons à ne pas modifier les informations du Centre administratif pour ce patient.

    Statuts des fusions

    Une fois vos demandes par DME envoyées, vous verrez un de ces deux messages de confirmation au bas du Centre administratif. Les deux statuts possibles sont les suivants :

    1. La demande de fusion a été acceptée et devrait être complétée dans les prochaines 24 heures.
      Ce message indique que la fusion sera effectuée automatiquement. En effet, selon les règles de fusion que nous avons établies, il ne fait aucun doute que ces patients, selon les informations des deux dossiers, ont la même identité.
    2. Impossible de procéder à cette fusion présentement. Un membre de notre équipe révisera la demande.
      Pour sa part, ce message indique que les règles de fusion automatique ne sont pas respectées et qu'il faut que cette demande soit révisée par un membre de notre équipe afin de nous assurer qu’il s’agit bel et bien du même patient. La fusion ne peut donc être effectuée automatiquement. Une fois analysée, cette demande pourra être acceptée ou refusée.

    ℹ️ Les demandes qui pourront être traitées de façon automatique le seront dans un minimum de 24 h. Les autres le seront dans un délai de 5 jours ouvrables.

    État de vos demandes

    Afin de suivre l’état de vos demandes, assurez-vous de consulter le rapport Statut des demandes de fusion. via notre module Rapports. Vous y verrez toutes les demandes de fusion en provenance de votre établissement.

    Voici les étapes à suivre pour obtenir ce rapport par établissement :

    1. Vous connecter au DME avec votre identifiant.
    2. Accéder au module Rapports.
    3. Cliquer sur l'onglet Bibliothèque, puis chercher Fusion dans la barre de recherche du haut.
    4. Cliquer sur le lien du rapport Statut des demandes de fusion.
    5. Sélectionner une date de début puis une date de fin appropriées.
    6. Sélectionner les statuts pour lesquels vous désirez obtenir la liste des demandes.
    7. Cliquer sur le bouton Appliquer, puis sur OK.

     

    ⚠️ Si vous travaillez dans plusieurs établissements, assurez-vous que votre établissement de connexion par défaut dans votre profil Omnimed est celui pour lequel vous voulez générer le rapport. Ainsi, si vous travaillez dans plusieurs sites, que des demandes de fusion sont formulées à partir de deux établissements, par exemple, alors deux rapports devront être générés pour obtenir les statuts de vos demandes.

    Dans le rapport, vous verrez différents statuts :

    • En attente - La demande sera acceptée ou refusée dans les prochaines heures ou prochains jours.
    • Refusée - Les informations des patients ne nous permettent pas de valider qu’ils ont bel et bien la même identité (les dates de naissance diffèrent, les noms complets ne sont pas les mêmes, etc.) : nous avons besoin d’information supplémentaire. Bref, les informations administratives ne nous permettent pas de dire qu’il s’agit de la même personne. Vous devez dans ce cas demander de nouveau la fusion via le formulaire.
    • Complétée - Il existe maintenant un seul dossier patient dans le DME; la fusion a été faite.

    ℹ️ Prendre note

    Toutes les demandes de fusions envoyées via le formulaire ne figurent pas dans cette liste. Le traitement de ces demandes demeure le même, elles seront traitées dans les 5 jours ouvrables à la suite de la réception de celles-ci. Un suivi par courriel vous sera fait par la suite.

    Récapitulatif

    Canaux Types de demandes Demandeurs Rapport Délais de traitement
    Fusion dans le DME 2 dossiers patients Un seul utilisateur assigné par établissement Oui 1-5 jours ouvrables
    Fusion par formulaire

    Changement de sexe, NAM ou prénom/nom

    2 dossiers ayant deux NAM différents dans le DME

    3 dossiers patients ou plus

    Tous les utilisateurs peuvent formuler des demandes Non 5 jours ouvrables