Generate private billing reports

Generate a billing report

The main reports are available in the Private billing management module available from the administrator account.

1. Access to Administration module (administrator account)
   ⚠️ Only designated persons can access the administrator account. To do so, you must have access rights, which are granted by Omnimed on request from the clinic manager.
   
   
2. Click on Reports in the Private billing management section.
   
3. Select one of the reports that are available (see next section).
4. Choose the date range:
   
5. Click on View report to view it directly. Click on Download as PDF or Download as CSV to download the file.

Why a CSV file?

A CSV file (comma separated values) is the basic file of collected data - without any special formatting, with each field separated by a comma.

Would you like to open the csv in Excel?
1. Start Excel and create a new workbook.

2. Go to the “Data” tab and click on “External data”, then on “Text file”.

3. Now select the .CSV file you wish to open on your computer and click on “Import”.

4. The Text Import Wizard - Step 1 of 3 window appears.
In “Original data type”, select ‘Delimited’, then in “File origin” select Unicode (UTF-8). Click on Next.


5. The Text Import Wizard - Step 2 of 3 window appears. Select the comma or semicolon separator, depending on what your document uses. In this example, the information is separated by a semicolon.

6. Leave Standard format selected and click on Finish.


7. Click on Finish.
8. The Data Import window opens. Select “Existing spreadsheet” and click on the A1 box of your Excel workbook in the background. Finally, click on Ok.

View available reports and their contents

Liste des factures

Sommaire de toutes les factures produites selon un intervalle de temps.

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Type (facture ou note de crédit)
• Colonne C : No facture
• Colonne D : Date
• Colonne E : Intervenant
• Colonne F : Créée par
• Colonne G : Patient
• Colonne H : No dossier
• Colonne I : Tiers payeur
• Colonne J : Sous-total
• Colonne K : TPS
• Colonne L : TVQ
• Colonne M : Total
• Colonne N : Solde
• Colonne O : Statut (Payé, Active, Crédité)

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des soldes par client

Liste des factures dont tout ou en partie est encore dû pour une certaine date

Filtre en amont : Date

• Colonne A : No de facture
• Colonne B : Date + nombre de jours depuis l’émission de la facture
• Colonne C : Intervenant
• Colonne D : Patient
• Colonne E : No. dossier
• Colonne F : Total
• Colonne G : Montant payé
• Colonne H : Solde

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des ventes par intervenant

Rapport cumulatif des ventes par intervenant (détails des produits facturés par intervenant) pour un intervalle de temps

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Intervenant
• Colonne B : No. facture
• Colonne C : Date
• Colonne D : Patient
• Colonne E : NAM ou DDN
• Colonne F : No dossier
• Colonne G : Code de produit
• Colonne H : Produit
• Colonne I : Compagnie
• Colonne J : Qté
• Colonne K : Prix
• Colonne L : Escompte
• Colonne M : Total

On retrouve dans un premier temps un tableau présentant les ventes par produit (donc une ligne par produit). Puis dans le deuxième tableau, on regroupe le total des ventes par facture (donc la somme des montants facturés pour tous les produits sur une même facture). À la fin, on présente le total payé pour cette période (total des paiements obtenus pour cette période de facturation).

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des ventes par produit

Rapport cumulatif des ventes par service / produit (détails des produits facturés) pour un intervalle de temps

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Code de groupe de produit
• Colonne C : Groupe de produit
• Colonne D : Code du produit
• Colonne E : Produit
• Colonne F : Qté
• Colonne G : Prix
• Colonne H : Total

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des ventes par tiers payeur

Rapport cumulatif des ventes par tier payeur (détails des produits facturés par tier payeur) pour un intervalle de temps

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Tiers payeur
• Colonne B : No facture
• Colonne C : Intervenant
• Colonne D : Patient
• Colonne E : No. dossier
• Colonne F : Sous-total
• Colonne G : TPS
• Colonne H : TVQ
• Colonne I : Total

Exemple :

État de compte - Patient

Récapitulatif des factures, paiements, remboursements, crédits avec évolution du solde.

Filtre en amont : NAM du patient

• Colonne A : Date
• Colonne B : Transaction (facture, paiement)
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : Débit
• Colonne E : Crédit
• Colonne F : Solde

Exemple : 

État de compte - Tiers payeur

Récapitulatif des factures, paiements, remboursements, crédits avec évolution du solde.

Filtre en amont : Tiers payeur

• Colonne A : Date
• Colonne B : Transaction (facture, paiement, note de crédit, remboursement)
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : Patient
• Colonne E : No. dossier
• Colonne F : Débit
• Colonne G : Crédit
• Colonne H : Solde

Exemple : 

Comptes à recevoir

Détail des montants dus par période (0j, 30j, 60j, 90j) par tiers payeur ou patient (comptes recevables en date du X). Les colonnes correspondent au nombre de jours écoulés depuis la date de la facturation.

Filtre en amont : Date de facturation

• Colonne A : Tiers payeur / patient
• Colonne B : 0
• Colonne C : 1-30
• Colonne D : 31-60
• Colonne E : 61-90
• Colonne F : 91+
• Colonne G : Total
  
  

Exemple : 

Sommaire des paiements par type

Détails des paiements reçus pendant un intervalle de dates

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

Divisé par compagnie et par mode de paiement, avec montant payé et remboursé total par paiement

• Colonne A : Date et heure du paiement
• Colonne B : Commentaire
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : NAM
• Colonne E : Total
• Colonne F : Montant payé
• Colonne G : Montant remboursé
  
  

Exemple : 

Sommaire des taxes

Montant des taxes perçues dans un intervalle de date.

Filtre en amont : Intervalle de date de facturation

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Taxe (TPS, TVQ)
• Colonne C : Total

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Liste des préfactures

Avec statut (active / supprimée)

FIltre en amont : Aucun

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : No. facture
• Colonne C : Date
• Colonne D : Intervenant
• Colonne E : Créée par
• Colonne F : Patient
• Colonne G : No. dossier
• Colonne H : Tiers payeur
• Colonne I : Sous-total
• Colonne J : Statut (active ou supprimée)

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Conciliation

Détail complet des factures, paiements, crédits, par utilisateur ou pour l'ensemble des utilisateurs pour un intervalle de temps.

Filtre en amont : intervalle de dates de facturation + possibilité de filtrer le rapport pour ne voir que les factures créées et paiements effectués par l'intervenant connecté.

• Colonnes = compagnie
  
  
• Rangée A : Titre Sommaire des ventes
• Rangée B : Ventes totales
• Rangée C : Sommaire des notes de crédit
• Rangée D : TPS
• Rangée E : TVQ
• Rangée F : Somme des factures et crédits
• Rangée G : Comptes à recevoir
• Rangée H : Montants perçus en avance
• Rangée I : Montants reçus
• Rangée J : Montants remboursés
• Rangée K : Montant annulés
• Rangée L : Somme des dépôts et remboursements
• Rangée M : Titre Sommaire des dépôts et remboursements
• Rangée N : Comptant
• Rangée O : Chèque
• Rangée P : Débit
• Rangée Q : Visa
• Rangée R : Mastercard
• Rangée S : Amex
• Rangée T : Dépôt direct
• Rangée U : Adjudication
• Rangée V : Carte cadeau

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des paiements en lot

Cumulatif des paiements en lot reçus pour intervalle de dates.

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

Colonne A : No. lot

Colonne B : Date

Colonne C : No. facture

Colonne D : Commentaire

Colonne E : Patient

Colonne F : Montant payé

Exemple :

Conciliation factures privées rdv

Permet d'identifier les factures non associées à des rendez-vous (orphelines) pour une date donnée. Pour voir les patients qui ont été facturés sans avoir de RDV à la date sélectionnée. Sert à voir les erreurs potentielles.

Filtre en amont : Date de facturation

• Colonne A : Patient
• Colonne B : Date de modification et heure
• Colonne C : Total de la facturation et par qui
• Colonne D : Médecin
• Colonne E : Nb de rendez-vous

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ): 

Conciliation rdv facture privée

Permet d'identifier, par date de facturation, les factures crées pour lesquelles il y avait un rendez-vous le jour même. Présente les rendez-vous présents dans l'établissement à la journée sélectionnée et affiche, s'il y a lieu, les factures dont la date de facturation est la même que la date du rendez-vous pour un même patient.

Filtre en amont : Date de début (date de facturation)

Liste des soumissions filtrées par date

Permet de voir les dépôts sur les soumissions.

Filtre en amont : Intervelle de dates de facturation

• Colonne A : Type (soumission)
• Colonne B : No. facture
• Colonne C : Date
• Colonne D : Intervenant
• Colonne E : Créé par
• Colonne F : Patient
• Colonne G : No. dossier
• Colonne H : Tiers payeur
• Colonne I : Sous-total
• Colonne J : TPS
• Colonne K : TVQ
• Colonne L : Total
• Colonne M : Dépôt
• Colonne N : Balance
• Colonne O : Dépôt par

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Liste des factures filtrées par date

Permet de visualiser les crédits et les remboursements de même que les utilisateurs associés aux transactions.

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Type (facture, crédit, soumission)
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : Date
• Colonne E : Intervenant
• Colonne F : Créée par
• Colonne G : Patient
• Colonne H : No. dossier
• Colonne I : Tiers payeur
• Colonne J : Sous-total
• Colonne J : TPS
• Colonne K : TVQ
• Colonne L : Total
• Colonne M : Solde
• Colonne N : Statut

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Ventes cumulatives par produit

Sommaire des ventes par produit incluant les codes de groupe de produits.

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Code de groupe de produit
• Colonne C : Groupe de produit
• Colonne D : Code de produit
• Colonne E : Produit
• Colonne F : Quantité
• Colonne G : Prix
• Colonne H : Total

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ): 

Ventes cumulatives par intervenant

Sommaire des ventes par intervenant.

Filtre en amont : Intervalle de dates de facturation

• Colonne A : Intervenant
• Colonne B : Type (facture, crédit, soumission)
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : Date
• Colonne E : Patient
• Colonne F : No. dossier
• Colonne G : Code de groupe
• Colonne H : Groupe de produit
• Colonne I : Code de produit
• Colonne J : Produit
• Colonne J : Compagnie
• Colonne K : Quantité
• Colonne L : Prix
• Colonne M : Escompte
• Colonne N : Sous-tolal
• Colonne 0 : TPS
• Colonne P : TVQ
• Colonne Q : Total
• Colonne R : Commentaires

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Liste des comptes recevables

Sommaire des soldes par client et état de compte des tiers payeurs divisé par compagnie. Les colonnes correspondent au nombre de jours écoulés depuis la date de la facturation.

Filtre en amont : Date de début (date de facturation)

Le rapport est divisé en section par compagnie.

• Colonne A : Compagnie
• Colonne B : Tiers payeur (nom du tiers payeur ou patient)
• Colonne C : No. facture
• Colonne D : Date
• Colonne E : Nombre de jours écoulés depuis l'émission de la facture
• Colonne F : Intervenant
• Colonne G : Patient
• Colonne H : No. de dossier
• Colonne I : Total
• Colonne J : Montant payé
• Colonne J : 0 jour
• Colonne K : 1-30 jours
• Colonne L : 30-60 jours
• Colonne M : 60-90 jours
• Colonne N : 90 jours et +

Exemple (vous pouvez ouvrir l'image dans un nouvel onglet pour la consulter en plus grand en faisant un clic droit sur celle-ci et choisir Ouvrir l'image dans un nouvel onglet ):

Sommaire des paiements par intervenant

Afin de facturer les médecins et leur payer leur montant dû, le rapport du sommaire des paiements par intervenant permet de voir les paiements reçus par la clinique. Puisque certains frais peuvent être parfois facturés, mais non reçus, ceci permet de connaître réellement les entrées d'argent liées à des services rendus.

Filtre en amont : Date de début et date de fin (date de facturation)

Le rapport est divisé en section par intervenant. Le total à remettre à l'intervenant inscrit à la fin de la section.

• Colonne A : No de facture
• Colonne B : Date facture
• Colonne C : Nom du patient
• Colonne D : Prénom du patient
• Colonne E : Date de naissance du patient
• Colonne F : NAM du patient
• Colonne G : Type (facture ou crédit)
• Colonne H : Montant payé
• Colonne I : Date du paiement
• Colonne J : Type de paiement (mode de paiement)
• Colonne H : Statut de paiement (paiement ou remboursement)

Liste des factures d'un patient

Ce rapport présente toutes les factures d'un patient pour une période donnée (filtrable par date de facturation). Il peut être généré à la demande d'un patient pour fins d'impôts.

• Colonne A : Facture
• Colonne B : Transaction
• Colonne C : Date de facturation
• Colonne D : Date de service
• Colonne E : Intervenant
• Colonne F : Sous-total
• Colonne G : Taxe sur les produits et services (TPS)
• Colonne H : Taxe de vente du Québec (TVQ)
• Colonne I : Total
• Colonne J : Solde de la facture
• Colonne K : Statut

Sommaire des escomptes attribués

Ce rapport dresse la liste des escomptes attribuées pour une période donnée.

• Colonne A : No de la facture
• Colonne B : Date de la facture
• Colonne C : Type (préfacture, facture)
• Colonne D : Produit
• Colonne E : Prix
• Colonne F : Escompte
• Colonne G : Type d'escompte ($ ou %)
• Colonne H : Sous-total
• Colonne I : Nom de l'intervenant lié à la facture
• Colonne J : Prénom du patient
• Colonne K : Nom du patient
• Colonne L : Date de naissance du patient
• Colonne M : NAM
  

Liste des produits de facturation privée (anciennement ListPrivateBillingProduct)

Ce rapport dresse la liste de produits présents dans le module de facturation privée ainsi que le prix qui leur est associé.

Colonne A : Code du groupe

Colonne B : Description du groupe

Colonne C : Code du produit

Colonne D : Nom du produit

Colonne E : Description du produit

Colonne F : Prix

Colonne G : TPS

Colonne H : TVQ